TÌM HIỂU VỀ GIA ĐÌNH PHẬT TỬ

B-HỆ THỐNG TỔ CHỨC GĐPTVN

I.Cấp trung ương

          1)Ban Hướng dẫn Phật tử trung ương

          2)Phân ban GĐPT trung ương

II.Cấp tỉnh, thành phố

          1)Ban Hướng dẫn Phật tử tỉnh, thành

          2)Phân ban GĐPT tỉnh, thành

III.Cấp cơ sở

          1)Thầy trụ trì

          2)Hệ thống tổ chức 1 đơn vị GĐPT

          3)Ban huynh trưởng GĐPT      

          4)Điều kiện thành lập 1 đơn vị GĐPT

          5)Cơ sở vật chất cần thiết cho sinh hoạt GĐPT

          6)Chương trình một buổi sinh hoạt thường xuyên (hằng tuần)

          7)Sinh hoạt nội khóa và ngoại khóa của 1 đơn vị GĐPT

          8)Ban bảo trợ GĐPT

Kỳ 20:

BAN BẢO TRỢ GIA ĐÌNH PHẬT TỬ

Bất cứ một hoạt động Phật sự nào, ngoài sự nỗ lực của chính những thành viên trong tổ chức, cũng đều cần có  sự đồng cảm hỗ trợ về tinh thần và vật chất từ cộng đồng. Trong sinh hoạt GĐPT không thiếu những người có cảm tình nhưng do hoàn cảnh cuộc sống không thể trực tiếp đến với màu áo Lam. Những cảm tình viên này, nếu khéo vận động, sẽ trở thành lực lượng bảo trợ cho Gia Đình Phật Tử từ cấp cơ sở cho đến cấp tỉnh.

Mục B điều 14 chương III Nội Quy GĐPT quy định :”…Bên cạnh Ban Hướng dẫn Phân ban GĐPT Tỉnh, Thành có Ban Cố Vấn và Ban Bảo Trợ…Ban Bảo trợ gồm: chư Tôn đức Tăng, Ni, các Cư sĩ Phật tử, các nhà hảo tâm và các (cựu) huynh trưởng và đoàn sinh GĐPT”

Mục C điều 14 chương III Nội Quy GĐPT cũng quy định : “…Tại mỗi đơn vị GĐPT có mời một vị tu sĩ làm Cố vấn giáo hạnh và một số đạo hữu tham gia Ban Bảo trợ”

Để điều hành công việc Ban Bảo trợ tại cấp cơ sở cũng như cấp Tỉnh, Thành, cần có các chức danh :

1-Trưởng ban

2-Phó trưởng ban

3-Thư ký

4-Thủ quỹ

5-Kiểm soát

1)Trưởng Ban Bảo trợ : là một vị Tăng, Ni hoặc Cư sĩ có đầy đủ uy tín, được mọi người tin tưởng và hội đủ điều kiện để điều hành tốt hoạt động của Ban. Trưởng BBT có quyền ký các chứng từ thu chi quỹ BBT và chịu trách nhiệm trước Thầy trụ trì (cấp cơ sở) hoặc Thầy trưởng Ban Hướng dẫn PT Ban trị sự (cấp tỉnh, thành) .

2)Phó trưởng ban : là một vị có đủ điều kiện thay thế vị trưởng ban trong trường hợp trưởng ban không thể điều hành công việc BBT trong thời gian ngắn hay lâu dài.

3)Thư ký : có nhiệm vụ liên lạc trực tiếp với các ban viên để thu tiền bảo trợ và làm các thủ tục thu chi quỹ BBT. Thư ký cập nhật các loại sổ sách của BBT và chịu trách nhiệm trước trưởng BBT. Hằng năm, Thư ký BBT có nhiệm vụ báo cáo tình hình ban viên và thu chi quỹ BBT lên Thầy trụ trì tự viện (cấp cơ sở) và trước hội nghị tổng kết Phật sự trong năm của BHD Phân ban GĐPT (cấp tỉnh, thành).

4)Thủ quỹ : có nhiệm vụ thu chi tiền mặt quỹ BBT theo lệnh của trưởng BBT. Thủ quỹ chịu trách nhiệm trước trưởng BBT.

5)Kiểm soát :  có trách nhiệm theo dõi hoạt động thu chi tài chánh của BBT, bảo đảm việc thu chi đúng với nội dung và nguyên tắc tài chánh đã được tập thể bàn bạc thống nhất trước đó. Kiểm tra định kỳ quỹ BBT theo quy định chung.

Đề việc thu chi tài chánh BBT khả thi và đạt hiệu quả trong việc hỗ trợ hoạt động cho đơn vị, Thầy trụ trì cùng với Ban Bảo trợ và Ban Huynh trưởng đơn vị cần ngồi lại bàn bạc thỏa thuận một số điều như sau :

1-Quy định mức đóng góp tối thiểu hằng tháng của mỗi ban viên

2-Quy định nội dung và mức độ các khoản chi

3-Quy định trình tự thủ tục thu – chi

4-Quy định việc kiểm tra định kỳ quỹ BBT

Để theo dõi tình hình quỹ BBT, thư ký cần thực hiện một số biểu mẫu, sổ sách cần thiết sau đây :

1)Sổ theo dõi mức đóng góp hằng tháng của ban viên : Trong sổ ghi đầy đủ họ tên, pháp danh, địa chỉ của tất cả ban viên và có các cột từ tháng 1 đến tháng 12 để ghi nhận số tiền đóng góp của mỗi ban viên trong một năm.

2)Sổ Công Đức : sổ này nhỏ gọn, màu sắc trang trọng, đẹp, cũng đầy đủ tên họ, pháp danh, địa chỉ và có 12 ô cho 12 tháng, trong ô ghi rõ số tiền do ban viên chủ cuốn số đóng góp. Bên cạnh có chỗ trống dành cho thủ quỹ ký nhận. Sổ Công đức được phát cho mỗi ban viên. Qua năm mới thay cuốn sổ Công đức khác.

3)Sổ nhật ký thu chi : để cập nhật số tiền thu chi mỗi khi có phát sinh. Mỗi quý một lần, thư ký sơ kết tình hình thu chi và tồn quỹ để báo cáo lên trưởng BBT duyệt khán.

Để tạo tình cảm gắn bó giữa BBT với GĐPT, ban huynh trưởng đơn vị cần ghi nhớ thực hiện những việc sau :

-Thường xuyên mời đại diện BBT tham dự các lễ lạt do Gia đình tổ chức .

-Thăm viếng ban viên BBT khi hữu sự

-Mỗi năm nên gởi thiệp chúc Tết đến từng ban viên

-Hội nghị tổng kết hằng năm cần mời được nhiều ban viên BBT tới dự càng tốt. Vào những dịp như thế, các ban viên sẽ có cơ hội đóng góp nhiều ý kiến hay giúp cho sinh hoạt GĐPT càng lớn mạnh hơn.

KẾT LUẬN :

Việc thành lập Ban Bảo trợ cho Gia đình (cấp cơ sở) và cho Ban Hướng dẫn GĐPT Tỉnh, Thành (cấp tỉnh, thành) là việc làm vô cùng cần thiết. Nó sẽ giải quyết được nhiều khó khăn trở ngại do thiếu tài chánh của đơn vị và gánh vác một phần nào cho Thầy trụ trì trong việc chi phí nuôi một đơn vị GĐPT vốn chỉ có chi ra mà không thấy thu vào.

Việc thành lập BBT còn có ý nghĩa khác nữa là tạo cơ hội cho những người có cảm tình đến với GĐPT , làm cho tổ chức Áo Lam càng thêm đông đảo, vui vầy và càng có thêm nhiều sự động viên khuyên tấn nhau trên con đường phụng sự Đạo Pháp và xây dựng xã hội.