Mục C điều 15 chương III Nội Quy Gia Đình Phật Tử 2013 quy định như sau :
C. Cấp cơ sở
Ban Huynh trưởng Gia đình có nhiệm vụ thực hiện mục đích Gia đình Phật tử theo sự hướng dẫn của Ban Hướng dẫn Phân ban Gia đình Phật tử tỉnh thành:
1.Gia trưởng:
-Thu nhận Huynh trưởng Đoàn sinh vào Gia đình.
-Hướng dẫn Huynh trưởng hoạt động đúng theo Nội quy Gia đình Phật tử và Hiến chương Giáo hội Phật giáo Việt Nam.
-Giữ gìn và phát huy tinh thần Đoàn kết nội bộ Gia đình.
-Triệu tập và chủ trì các cuộc họp Ban Huynh trưởng Gia đình.
– Thay mặt Ban Huynh trưởng Gia đình về hành chính, tài chính và đối ngoại.
-Quan hệ chặt chẽ với vị Trú trì, Ban Hộ tự để báo cáo tình hình sinh hoạt tu học, và tranh thủ sự hỗ trợ cho Gia đình.
2.Liên Đoàn trưởng:
-Điều hành hướng dẫn và hỗ trợ về chuyên môn cho các Huynh trưởng làm tốt nhiệm vụ.
-Lập kế hoạch sinh hoạt, tu học hằng tháng, hằng quý, hằng năm.
-Chịu trách nhiệm thực hiện chương trình tu học của Đoàn sinh, kế hoạch hoạt động Phật sự theo chỉ đạo của Ban Hướng dẫn Phân ban Gia đình Phật tử tỉnh, thành và những công tác Phật sự hỗ trợ Chùa, Niệm Phật đường.
-Tổ chức các cuộc lễ, trại, văn nghệ, triển lãm, công tác từ thiện xã hội…
-Phối hợp với Thư ký Gia đình báo cáo 6 tháng, cuối năm lên Ban Hướng dẫn Phân ban Gia đình Phật tử tỉnh, thành .
3.Liên Đoàn phó:
-Phụ tá cho Liên Đoàn trưởng, thực hiện các Phật sự do Liên Đoàn trưởng phân công.
4.Thư ký:
-Trợ lý Gia trưởng về hành chính, quản lý sổ sách, hồ sơ Gia đình, phối hợp với Liên Đoàn trưởng triển khai công tác Phật sự và lập báo cáo.
5.Thủ quỹ:
-Phụ trách về thu chi của Gia đình, thiết lập sổ sách kế toán tài chính, giữ gìn vật dụng, tài sản và báo cáo trong cuộc họp hằng tháng của Ban Huynh trưởng Gia đình.
6.Đoàn trưởng, Đoàn phó:
-Thực hiện các phương án tu học, sinh hoạt của Ban Huynh trưởng đề ra, lên chương trình sinh hoạt hàng tuần và trực tiếp điều khiển sinh hoạt Đoàn.
☸☸☸
Trong một đơn vị GĐPT cơ sở, nếu vị trụ trì là cha là mẹ thì ban huynh trưởng chính là những anh chị lớn “đãi lao” cho cha mẹ mà hướng dẫn các em trong các mặt tu học và sinh hoạt.
1. Gia trưởng:
Vào thời kỳ sơ khai của GĐPT không có nhiều huynh trưởng, do đó thầy trụ trì thường mời một vị cư sĩ trong đạo tràng vào chức vụ gia trưởng. Việc làm này có cái lợi là thầy trụ trì an tâm vì có một người lớn tuổi thay mặt mình quản lý các em. Nhưng cũng có cái bất lợi là thường bị hạn chế trong việc tổ chức thực hiện các mặt hoạt động của đơn vị.
Thí dụ như trường hợp những năm đầu thành lập GĐPT tại Rạch Giá – Kiên Giang. Các vị gia trưởng đều là quý bác trong Chi Hội Phật Học Nam Việt Tỉnh Kiên Giang, tự hồi nào tới giờ chưa biết GĐPT là chi, thỉnh thoảng lắm đoàn viên mới thấy mặt bác. Rồi do bận công ăn việc làm mà có năm đơn vị thay đổi tới 2, 3 vị gia trưởng. Có nhiều vị gia trưởng mà đoàn sinh chỉ “văn kỳ thanh, bất kiến kỳ hình”. Đơn vị như “ con rắn đầu ở một nơi, mình rơi một nẻo” , lúng túng không biết đi hướng nào.
Vì vậy, Nội quy GĐPT năm 2013 quy định tại mục C điều 14 chương III về gia trưởng như sau :
-Gia trưởng là một huynh trưởng trên 40 tuổi có đạo đức, uy tín, am hiểu mục đích Gia Đình Phật Tử và Giáo Hội Phật Giáo Việt Nam do Ban huynh trưởng Gia đình mời, được vị Trú trì hoặc Trưởng ban hộ tự chấp thuận.
Vai trò gia trưởng rất quan trọng đối với vận mệnh của một đơn vị GĐPT . Gia trưởng là cây cầu nối liền giữa ban huynh trưởng với thầy trụ trì; là bóng mát thứ hai cho đoàn viên nương tựa; là trung tâm đoàn kết, là niềm tự hào của toàn đơn vị; là vị thuyền trưởng tài năng đưa con thuyền đơn vị vượt bao thác ghềnh sóng dữ :
“Bác là cội bách thân tùng,
Đưa đàn cháu vượt muôn trùng bão giông”.
Trong một buổi “Ý hòa đồng duyệt” của ban huynh trưởng, khi nhiệt độ lên cao đến mức “vỗ bàn xô ghế” thì tiếng nói sau cùng của vị gia trưởng có công năng làm dịu mát những cái đầu nóng của các huynh trưởng trẻ và là kim chỉ nam hướng con thuyền ra khỏi vũng lầy sân si. Trong một đơn vị, gia trưởng là biểu tượng của bản lãnh, kinh nghiệm, khôn ngoan và mềm mỏng trong khi hàng huynh trưởng trẻ đại diện cho sức sống cuồn cuộn sôi trào của hỏa diệm sơn. Nếu biết kết hợp giữa hai năng lượng trên thì con thuyền GĐPT cơ sở sẽ hùng tiến trên đại dương mênh mông.
2. Liên đoàn trưởng:
Nếu gia trưởng là khối óc của đơn vị thì liên đoàn trưởng chính là trái tim của Gia đình. Trái tim có khỏe thì thân thể mới được cường tráng, mới có đủ khả năng vượt qua bao trở ngại, khó khăn trong cuộc đời. Liên đoàn trưởng phải có một trái tim đầy nhiệt huyết, như một cái nồi “súp – de” chứa đầy năng lượng để đẩy con thuyền đơn vị mạnh mẽ vượt trùng dương . Nếu gặp phải một liên đoàn trưởng mà trái tim lạnh tanh thì ôi thôi, con thuyền sẽ nằm rục xác tại bến cảng, chẳng nhúc nhích đến đâu. Đơn vị nào sinh hoạt yếu kém thì cứ quy trách nhiệm cho liên đoàn trưởng là không sai chỗ nào.
Theo Nội Quy GĐPT quy định, chức vụ liên đoàn trưởng phải do một huynh trưởng cấp Tín đảm nhiệm. Một huynh trưởng cấp Tín phải có tuổi đời tối thiểu là 28, đã có ít nhất 3 năm thọ cấp Tập, đã trúng cách tu học bậc Định và đã qua trại huấn luyện Huyền Trang. Đó là một đoàn viên đã có ít nhất từ 10 đến 15 năm đi sinh hoạt GĐPT, trưởng thành lên từ một đoàn sinh, rồi làm đoàn phó, rồi lên đoàn trưởng… Giờ đây, anh (chị) nắm trách vụ điều hành cả ban huynh trưởng và chịu trách nhiệm trước gia trưởng về sự thịnh suy của đơn vị.
Người liên đoàn trưởng, ngoài những tính chất chung của một huynh trưởng GĐPT, còn phải có tư chất của một thủ lĩnh : bản lãnh, năng động, tháo vát, siêng năng, quyết đoán, dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm, biết áp dụng Tứ Nhiếp Pháp vào công việc dẫn dắt tập thể hoàn thành mọi nhiệm vụ của Gia đình.
3. Liên đoàn phó:
Liên đoàn phó là một quân cờ dự bị của đơn vị, phòng khi anh (chị) liên đoàn trưởng vì một lý do nào đó vắng mặt ngắn hạn hoặc dài hạn thì có người thay thế liền, chứ không để đơn vị lâm vào cảnh “rắn mất đầu”. Do vậy, một liên đoàn phó giỏi không phải là tranh giành công việc với liên đoàn trưởng, mà là tranh thủ học hỏi ở liên đoàn trưởng những điều hay ho tốt đẹp của anh (chị) ấy (đồng thời cũng ghi nhận luôn những mặt yếu mà liên đoàn trưởng còn chưa khắc phục được để làm kinh nghiệm cho mình mai sau). Bên cạnh việc học hỏi là chính, người liên đoàn phó cũng phải tích cực hoàn thành nhiệm vụ do liên đoàn trưởng giao cho để nhằm thực tập những công việc mà sau này có ngày mình sẽ gánh vác.
(Xin lưu ý : trong một đơn vị chỉ cần có 03 huynh trưởng cấp Tín là đủ : 1)Gia trưởng – 2)Liên đoàn trưởng – 3)Liên đoàn phó. Còn lại gồm huynh trưởng cấp Tập và tập sự đảm nhiệm các chức vụ khác. Người viết sẽ phân tích vấn đề này ở phần cuối bài)
4. Thư ký:
Nếu là một huynh trưởng cấp Tập càng tốt, nhưng nếu không có cấp vẫn không sao, miễn là người này phải có trình độ nhất định trong việc sử dụng máy vi tính để thảo văn bản và làm một số việc văn phòng. Thư ký giống như mặt tiền hay phòng khách của ngôi nhà, khách đến thăm nhà có cảm tình với chủ nhân hay không cũng do phần lớn ở vẻ đẹp của mặt tiền và phòng khách nhà. Một đơn vị mà hằng quý đều gởi báo cáo đúng kỳ, nội dung rõ ràng, tất cả số sách đều được lập đầy đủ, đúng biểu mẫu và cập nhật từng ngày… tất nhiên sẽ tạo được cảm tình đầu tiên với Ban Hướng Dẫn Tỉnh trước khi tìm hiểu sâu vào sinh hoạt của đơn vị. Thư ký đóng góp khá lớn cho sự thành công của đơn vị. Chức vụ thư ký không có nhiều công việc, nên kiêm thêm một chức vụ nào đó phù hợp với tính cách và khả năng của anh (chị) ấy.
5. Thủ quỹ:
Thủ quỹ không chỉ đơn thuần là người giữ tiền, khí mảnh, tài sản đơn vị mặc dù chức năng này cũng quan trọng không kém bất cứ một chức vụ nào khác . Tuy nhiên, nếu thủ quỹ là người có khả năng kiếm tiền cho đơn vị thì thật tuyệt vời. Do đó, không quan trọng anh (chị) này có cấp hay không, miễn là người có uy tín, cẩn thận, chăm chỉ và biết cách gây quỹ cho đơn vị. Tất nhiên, thủ quỹ phải chịu trách nhiệm về công việc và những ý tưởng của mình trước gia trưởng và tập thể ban huynh trưởng. Thủ quỹ cũng nên kiêm thêm một chức vụ nào đó phù hợp với tính cách và khả năng.
6. Đoàn trưởng:
Đây là con người cực kỳ quan trọng mà các đơn vị thường không chú trọng. Trên lý thuyết, đoàn trưởng là một huynh trưởng có tuổi đời tối thiểu là 23, đã trúng cách bậc Trì và trại huấn luyện cấp I A Dục và mang cấp Tập. Tuy nhiên, trên thực tế sinh hoạt GĐPT tại miền Nam, ít có đơn vị nào đủ huynh trưởng cấp Tập để làm đoàn trưởng (vì đại đa số huynh trưởng ở tuổi này là tuổi ra đời lập nghiệp nên số người còn trụ lại là rất ít, đơn vị thường mất đoàn viên ở độ tuổi từ 19 – 25) Do đó, ta không nên quan trọng việc có cấp hay không, mà nên xem xét tư cách và năng lực của các anh (chị) để đề bạt vào chức đoàn trưởng. Nhất định không để trống chức đoàn trưởng trong một đơn vị. Nếu muốn đơn vị có đông đoàn sinh thì phải có những đoàn trưởng giỏi. Mẫu người đoàn trưởng cũng giống như mẫu người liên đoàn trưởng, tuy ở mức độ “non” hơn, nghĩa là anh (chị) này phải có tư chất của người thủ lĩnh. Đặc biệt, người đoàn trưởng phải có một tính cách vô cùng quan trọng, đó là : thu hút đoàn sinh. Đoàn nào có đoàn trưởng thu hút thì đoàn đó có số lượng đoàn sinh đông hơn các đoàn khác. Thậm chí có trường hợp các em đoàn sinh “mê” anh (chị) đoàn trưởng đến mức buổi sinh hoạt nào đoàn trưởng vắng mặt thì đoàn sinh cũng vắng mặt theo !
Còn những đức tính khác, đoàn trưởng cần học tập nơi các anh chị lớn trong đơn vị, nhất là học ở anh (chị) liên đoàn trưởng. Nên nhớ : trước khi là một liên đoàn trưởng giỏi, các anh (chị) phải là một đoàn trưởng giỏi.
7. Đoàn phó:
Vai trò của đoàn phó cũng giống như liên đoàn phó. Ta có thể đọc lại phần nói về liên đoàn phó để ứng dụng vào vai trò người đoàn phó.
KẾT LUẬN
Khâu tổ chức nhân sự vô cùng quan trọng, nó quyết định sự thành công nhiều hay ít trong sinh hoạt một đơn vị GĐPT. Một khi hệ thống tổ chức tại đơn vị đã đầy đủ, chặt chẽ thì sinh hoạt sẽ vô cùng thuận lợi và hiệu quả. Quan trọng nhất vẫn là đặt người đúng chỗ, phù hợp với tính cách và năng lực của người ấy. Chức vụ trong GĐPT không phải là đặc ân hay phần thưởng để ban phát cho người mình cảm tình. Chức vụ là để làm việc, để cống hiến sức lực và tài năng cho tổ chức. Vì thế chọn người xứng đáng đặt vào các chức vụ là việc làm vô cùng quan trọng, mang tính sống còn của một đơn vị GĐPT.
Cơ cấu huynh trưởng trong một đơn vị có ý nghĩa quan trọng quyết định chất lượng sinh hoạt ở mỗi đơn vị. Thành phần ban huynh trưởng cần hợp lý, tức là vừa có những huynh trưởng hơi lớn tuổi (cấp Tín) có kinh nghiệm , tay nghề và bản lãnh “cứng cáp” vừa đủ; lại vừa có những huynh trưởng trẻ (cấp Tập) quản đoàn , nhất là phải luôn luôn có một số huynh trưởng tập sự (chưa có cấp – từ 18 – 22 tuổi) để dự bị kế thừa đàn anh. Một đơn vị GĐPT có thể ví như một cái cây : phải có đủ thân, cành, nhánh nhóc và nhiều chồi non cùng với lá hoa trái thì cái cây ấy mới thật sự tươi tốt. Vì thế, một ban huynh trưởng lý tưởng nhất trong một đơn vị là :
- Gia trưởng : cấp Tín
- Liên đoàn trưởng : cấp Tín
- Liên đoàn phó : cấp Tín
- Các đoàn trưởng : cấp Tập
- Các đoàn phó : tập sự
- Các chức vụ khác : tùy theo năng lực mỗi người.
Trong một đơn vị nếu số lượng huynh trưởng cấp Tín nhiều hơn mô hình trên đây, sẽ “lợi bất cập hại” như :
- Huynh trưởng cấp Tín “chiếm” hết các vị trí, không còn chỗ để các huynh trưởng trẻ có cơ hội vươn lên
- Không còn nhu cầu phát triển huynh trưởng trẻ, cũng như một cái cây không có chồi non
- Đoàn sinh sẽ dần rơi rụng vì đoàn trưởng (cấp Tín, lớn tuổi) không còn thu hút đoàn sinh, do sự cách biệt tuổi tác.
Được đóng lại.