Kế hoạch tổ chức: Trại bồi dưỡng kỹ năng Huynh trưởng, Đội – chúng trưởng – phó, Đầu – thứ đàn năm 2024

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
TRẠI BỒI DƯỠNG KỸ NĂNG HUYNH TRƯỞNG
ĐỘI, CHÚNG TRƯỞNG, PHÓ – ĐẦU, THỨ ĐÀN
GIA ĐÌNH PHẬT TỬ KIÊN GIANG

Căn cứ kế hoạch hoạt động năm 2024 của Phân Ban Gia Đình Phật Tử Kiên Giang;

Căn cứ kết quả phiên họp thường trực ngày 2/3/2024 của Thường trực Phân Ban Gia Đình Phật Tử Kiên Giang;

Phân ban GĐPT Kiên Giang triển khai Kế hoạch tổ chức trại bồi dưỡng kỹ năng Huynh trưởng, đội – chúng trưởng – phó, đầu – thứ đàn Gia Đình Phật Tử Kiên Giang như sau:

I-MỤC ĐÍCH:

Nhằm bồi dưỡng một số kỹ năng, kiến thức còn thiếu của Huynh trưởng trong tỉnh.

Nhằm ôn tập những kiến thức đã học, đồng thời rèn luyện, bổ sung những kỹ năng còn thiếu của các em đội – chúng trưởng – phó và đầu – thứ đàn trong quá trình sinh hoạt.

Đây cũng là một cơ hội để các đơn vị giao lưu, học hỏi, trau dồi kiến thức. Từ đó làm động lực để phát triển đơn vị cơ sở.

II- HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG

1- Tên trại: A Nan Đà

2- Khẩu hiệu: Tiến!

3- Trại ca: Vui Dựng Gia đình (tác giả: Đỗ Kim Bảng) (Các đơn vị nhấn vào tên bài để nghe nhạc và hướng dẫn trại sinh đơn vị mình)

4- Thời gian: từ 8g00 ngày 28/4/2024 đến 16g00 ngày 30/4/2024

5- Địa điểm: chùa Bửu Thọ, xã Mong Thọ A, huyện Châu Thành, tỉnh Kiên Giang

6- Thành phần tham dự:

• Ban quản trại: gồm Huynh trưởng có cấp thuộc 12 đơn vị trong tỉnh
• Điều hành: Huynh trưởng cấp Tập trở xuống thay nhau điều hành hoạt động trại.
• Giảng huấn: Huynh trưởng cấp Tín trở lên được mời cụ thể theo từng đề tài
• Trại sinh:
  • Huynh trưởng: Huynh trưởng từ cấp Tập trở xuống của các đơn vị
  • Đoàn sinh: Đội, chúng trưởng – phó và đầu thứ đàn tại các đơn vị

Trại sinh phải có mặt từ đầu cho đến cuối trại. Không giải quyết trại sinh ra về giữa trại nếu không có lý do chính đáng và cần thiết.

*Đăng ký số lượng dự kiến cho Ban Quản trại chậm nhất ngày 21/4/2024.

7- Phù hiệu trại: 

8- Nội quy trại:

1. Tuân phục Ban quản trại – Hòa thuận với trại sinh đơn vị bạn
2. Vui vẻ, cởi mở, nhiệt tình mọi lúc mọi nơi
3. Chấp hành nghiêm các quy định của trại
4. Tham gia đầy đủ các hoạt động của trại
5. Giữ gìn tư cách tác phong đoàn sinh Gia Đình Phật Tử.

9- Hiệu lệnh còi:

III- QUY ĐỊNH CHUNG:

1. Trại Phục:

• Huynh trưởng Nam và Thiếu Nam: áo lam ngắn tay – quần sọoc xanh dương đậm – mang giày bata màu xanh có vớ màu lam (huynh trưởng: vớ cao tới đầu gối, đoàn sinh: vớ thấp ) – đội nón tứ ân.
• Huynh trưởng Nữ và Thiếu Nữ: áo lam dài tay – quần tây xanh dương đậm – mang giày bata trắng có vớ ngắn màu lam – đội nón tứ ân.
• Nam oanh vũ: áo lam ngắn tay – quần sọoc (short) xanh dương đậm – có hai túi sau, có dây đeo, phía sau lưng hình chữ X – đội nón tứ ân.
• Nữ Oanh vũ: Áo sơ mi màu lam, cổ lá sen, tay ngắn phồng – Váy màu xanh dương đậm, có dây đeo phía sau lưng hình chữ H – đội nón tứ ân.
• Tất cả trại sinh chỉ đeo huy hiệu Hoa Sen; bảng tên và phù hiệu chức vụ đều để lại ở nhà, riêng phù hiệu cấp bậc (Kiên, Trì, Hướng thiện, Sơ thiện…) đã may trên tay áo thì vẫn để nguyên.
• Mỗi trại sinh mang 1 balo nhỏ (đã phát trong Hội nghị tổng kết) chứa các vật dụng cần thiết gồm: Tập, viết, dây. Huynh trưởng cần trang bị thêm còi cá nhân.

2. Trại phí:

• Ban quản trại và Huynh trưởng có cấp: 100.000đ
• Trại sinh: 70.000đ

3. Đơn vị:

• Đơn vị mang theo cờ để chào cờ trong lễ khai mạc.
• Đơn vị cử một Huynh trưởng làm thủ tục nhập trại.

4. Ăn uống – nghỉ ngơi:

• Chùa Bửu Thọ hỗ trợ bữa ăn cho toàn trại gồm (buổi trưa, chiều ngày 28/4, Buổi sáng, trưa, chiều ngày 29 và 30/4).
• Đơn vị không cần chuẩn bị vật dụng nấu ăn, chén đũa, củi lửa,…
• Cách thức ăn uống và nghỉ ngơi do Tiểu ban hậu cần liên hệ chùa hướng dẫn.

5. Tổ chức trại sinh:

Các huynh trưởng từ cấp Tập trở xuống sẽ được chia thành 4 đội tuỳ theo số lượng (mỗi đội 6-8 người).

Các đội sẽ thay phiên nhau điều hành hoạt động theo chương trình trại.

Trại sinh sẽ được chia thành 10 đội và đặt tên theo màu Sen (ngành thiếu) hoặc màu cánh (ngành oanh).

IV- HOẠT ĐỘNG TRẠI:

1. Nội dung bồi dưỡng:

Trong các đề tài bồi dưỡng, Huynh trưởng phụ trách sẽ tổ chức kiểm tra giữa các đội và tiến hành đánh giá trực tiếp tại buổi học.

Riêng đội Huynh trưởng sẽ có thêm đánh giá buổi trực do Ban quản trại đánh giá.

Các thức tính điểm cho các đội như sau:

• Đội Huynh trưởng:
  • Hạng nhất: 10 điểm/đề tài
  • Hạng 2 đạt 5 điểm
  • Hạng ba trở xuống không có điểm.
• Đội trại sinh:
  • Hạng nhất: 10 điểm
  • Hạng nhì: 8 điểm
  • Hạng ba: 6 điểm
  • Hạng tư: 4 điểm
  • Hạng năm: 2 điểm
  • Hạng 6 trở xuống: không cộng điểm

Ban thư ký sẽ theo dõi và ghi nhận điểm số của các đội. Tổng kết cuối trại Ban Quản Trại sẽ chọn ra 1 đội Huynh trưởng và 6 đội trại sinh (3 ngành thiếu – 3 ngành oanh) để trao giải xuất sắc.

2. Toạ đàm chủ đề người Huynh trưởng GĐPT

Buổi toạ đàm sẽ diễn ra vào lúc 19g00 ngày 28/4/2024.

Thành phần tham gia là Ban Quản Trại và các Huynh trưởng trại sinh.

Ban thư ký phụ trách điều khiển chương trình buổi toạ đàm

Nội dung buổi toạ đàm sẽ xoay quanh các vấn đề liên quan trong quá trình sinh hoạt của các anh chị Huynh trưởng trẻ.

Các câu hỏi thắc mắc của trại sinh sẽ được Ban Thư Ký tổng hợp và gởi lên Ban Quản Trại giải đáp, chia sẻ ngay trong buổi toạ đàm.

3. Văn nghệ lửa trại:

Đêm lửa trại bắt đầu từ 19 giờ và kết thúc lúc 21 giờ, ngày 29/4/2024.

Toàn bộ chương trình lửa trại sẽ do các đội Huynh trưởng điều hành theo sự phân công của ban quản trại.

– Mỗi đội đăng ký biểu diễn 02 tiết mục.

– Nội dung các tiết mục được xây dựng trên nền nhạc GĐPT (không hát nhạc đời, kể cả nhạc Phật Giáo nếu không có nội dung phù hợp với sinh hoạt Gia Đình Phật Tử). Nhạc đệm cho phần biểu diễn do đơn vị tự túc.

– Thực hiện khai lửa theo tinh thần Phật giáo.

– Văn nghệ lửa trại không chấm điểm thi đua.

– Ban Quản trại chấm điểm phần điều hành của các đội Huynh trưởng.

4. Đội trực:

Các đội Huynh trưởng sẽ bốc thăm thay phiên nhau trực và điều hành hoạt động của trại theo chương trình Ban Quản Trại đã đề ra.

Công việc của đội trực bao gồm:

• Cầm còi trực điều hành hoạt động toàn trại theo đúng chương trình
• Phân công, giám sát các đội trại sinh trong việc dọn dẹp vệ sinh
• Tổ chức, điều hành và đánh giá Trò chơi lớn
• Phân công tổ chức và điều khiển đêm lửa trại.
• Phân công điều khiển các buổi sinh hoạt vòng tròn

Tiểu ban kỷ luật chịu trách nhiệm theo dõi và đánh giá phần trực của các đội.

5. Trò chơi lớn:

Trò chơi lơn được tổ chức từ 6 giờ 30 đến 9 giờ sáng ngày 29/4/2024. Toàn trại sẽ được chia thành 2 nhóm riêng biệt ngành Thiếu và ngành Oanh.

Lộ trình trò chơi lớn:

• Ngành Oanh: trong khuôn viên chùa
• Ngành Thiếu: Có thể ra khỏi chùa nhưng giới hạn lộ trình trong 5km.

Các đội Huynh trưởng sẽ bốc thăm chọn nhóm; chuẩn bị kịch bản và điều hành, đánh giá Trò chơi lớn cho nhóm của mình.

Ban quản trại sẽ đánh giá các đội Huynh trưởng.

V- Các thông tin khác:

1. Vệ sinh tại trại:

– Yêu cầu trại sinh nêu cao tinh thần tự giác và ý thức trong việc giữ gìn vệ sinh.

– Trong 3 ngày 28,29 và 30/4 các đội Huynh trưởng sẽ thay phiên nhau trực và điều hành các đội vệ sinh đất trại.

2. Quà lưu niệm và giải thưởng:

– Tiểu ban truyền thông chụp ảnh Chư Tôn Đức và toàn trại vào ngày khai mạc và in tặng các đơn vị vào ngày bế mạc (15 tấm).

– Giải thưởng các đội Huynh trưởng:

• Giải nhất: mỗi Huynh trưởng nhận 1 bộ giáo án, một tập thư gởi Huynh trưởng trẻ do anh Minh Kim biên soạn, 1 xấp vải Lam.
• Giải nhì: mỗi Huynh trưởng nhận một tập thư gởi Huynh trưởng trẻ do anh Minh Kim biên soạn, 1 xấp vải Lam.
• Giải ba: mỗi Huynh trưởng nhận một tập thư gởi Huynh trưởng trẻ do anh Minh Kim biên soạn.

– Giải thưởng các đội đoàn sinh:

• Giải nhất: Bánh và vải Lam cho toàn đội
• Giải nhì trở xuống: Bánh cho toàn đội.

3. Giảng huấn:

Huynh trưởng giảng huấn sẽ được mời cụ thể cho từng đề tài.

Ban quản trại có chuẩn bị một máy chiếu hỗ trợ quá trình giảng huấn. Anh chị có nhu cầu sử dụng cần liên hệ Thư ký trước để được sắp xếp hỗ trợ.

4. Kỷ luật trại:

Các trường hợp vi phạm nội quy trại sẽ do Trại phó Kỷ luật ghi nhận công khai có sự chứng kiến và xác nhận của Huynh trưởng đơn vị

Các vi phạm sẽ được báo cáo Thường trực trong phiên họp chấm điểm Đơn Vị Vững Mạnh và trừ điểm trong tiêu chí 24 như sau:

– Đoàn sinh vi phạm: trừ 3 điểm/lỗi/lần

– Huynh trưởng vi phạm:  trừ 10 điểm/lỗi/lần.

5. Thông tin liên lạc:

Quá trình triển khai thực hiện những nội dung hay công việc gì chưa rõ vui lòng liên hệ với Chánh Thư Ký để được hướng dẫn và hỗ trợ kịp thời, từ ngày ban hành kế hoạch cho đến ngày nhập trại.

VI- PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ BAN QUẢN TRẠI:

CHÚ Ý CHUNG:

Tất cả anh chị được phân công Ban quản trại nêu cao tinh thần tập thể, chung tay, góp sức nhằm điều hành trại theo nội dung và chương trình đề ra.

Ban quản trại chỉ điều hành chung toàn trại, tổ chức lễ khai mạc và bế mạc trại.

Việc điều hành trực tiếp các hoạt động của trại sẽ do đội Huynh trưởng phụ trách.

Cuối mỗi ca trực, Ban Quản Trại sẽ nhận xét, đánh giá buổi trực để đội trực rút kinh nghiệm tại chỗ.

Các tiểu ban cần dự trù kinh phí phát sinh và gởi về Phân Ban trước ngày 21/4/2024 để Thường trực Phân ban dự trù kinh phí toàn trại.

NỘI QUY BAN QUẢN TRẠI

1. Có mặt tại trại suốt thời gian trại
2. Cộng tác gắn bó với trưởng tiểu ban theo tinh thần lục hòa
3. Không dẫm chân qua công việc tiểu ban khác nếu chưa được yêu cầu
4. Hoàn thành xuất sắc chức năng nhiệm vụ được giao
5. Gương mẫu về thân, khẩu, ý cho trại sinh noi theo

Cố vấn:

Huynh trưởng cấp Dũng Diệu Thiện Trần Thế Mỹ

• Cố vấn ban quản trại trong suốt quá trình chuẩn bị trại.

1. Trại trưởng:

HTr cấp Tấn Diệu Phương Huỳnh Tú Dung

Nhiệm vụ:

• Điều hành chung toàn trại, chủ trì các buổi họp của Ban Quản Trại, triệu tập đột xuất để họp Ban Quản trại (hoặc họp các tiểu ban riêng) để giải quyết các phát sinh, vướng mắc trong quá trình diễn ra trại.
• Soạn thảo văn bản khai mạc và bế mạc trại.
• Lập báo cáo tổng kết trại.

2. Các Trại phó:

• Trại phó 1: Huynh trưởng cấp Tấn Minh Hiện Quách Trung Sơn

➠ Phụ trách đón tiếp khách mời trong các buổi lễ.

➠ Theo dõi, giám sát tiến độ chuẩn bị và thực hiện của các tiểu ban.

• Trại phó 2: Huynh trưởng cấp Tấn Diệu Sang Lâm Cẩm Tiên

➠ Phụ trách nghi lễ, cung nghênh Chư Tôn Đức trong các buổi lễ.

• Trại phó 3: Huynh trưởng cấp Tấn Diệu Ý Phạm Thúy Phượng

➠ Chịu trách nhiệm theo dõi, góp ý quá trình giảng huấn của Huynh trưởng.

• Trại phó kỷ luật: Huynh trưởng cấp Tín Minh Nghị Lâm Thanh Tuấn

• Phụ trách điều hành khối kỷ luật thực hiện tốt công việc của tiểu ban kỷ.
  • Trại phó kỹ thuật: Huynh trưởng cấp Tín Minh Hải Hồ Thiệu Nhã

➠ Chỉ đạo các vấn đề kỹ thuật trong trại.

• Trại phó hậu cần: Huynh trưởng cấp Tín Thiện Châu Hồ Tuấn Ngọc

➠ Phụ trách công tác hậu cần trong trại

3. Thủ quỹ – Y Tế:

Huynh trưởng cấp Tấn Tuệ Nghiêm Huỳnh Thị Bé

• Quản lý các hoạt động thu – chi của trại.
• Báo cáo tài chính.
• Theo dõi, hỗ trợ chăm sóc sức khỏe cho trại sinh và Ban Quản Trại.
• Chuẩn bị các loại thuốc, dụng cụ y tế cần thiết cho trại.

5. Thư ký – Hành chánh:

Trưởng ban: Huynh trưởng cấp Tín Huệ Thiện Lâm Hữu Tân

Thành viên:

• Huynh trưởng cấp Tín Trí Ngọc Trần Thanh Đào
• Huynh trưởng Thiện Vũ Nguyễn Anh Hào
• Huynh trưởng Thường Hoa Lâm Thị Hương
• Huynh trưởng Mai Thị Búp

Nhiệm vụ:

• Lập danh sách trại sinh tham gia.
• Chuẩn bị các biểu mẫu cần thiết cho trại.
• Kết hợp với thủ quỹ làm thủ tục nhập trại.
• Theo dõi tổng hợp điểm các đội.
• Hỗ trợ Trại trưởng trong báo cáo bế mạc trại.
• Soạn và điều khiển lễ khai mạc và lễ bế mạc
• Phân chia các đội – Đặt tên và khẩu hiệu (tiếng reo) cho mỗi đội

6. Tiểu ban kỹ thuật:

Trưởng ban: Htr cấp Tín Minh Hải Hồ Thiệu Nhã.

Thành viên:

• Huynh trưởng cấp Tín Minh Nghị Lâm Thanh Tuấn
• Huynh trưởng cấp Tín Minh Thành Nguyễn Dô
• Huynh trưởng cấp Tín Phước Tài Nguyễn Minh Hùng

Nhiệm vụ:

• Dựng cổng trại chính
• Dựng cột cờ không gian (treo cờ Phân Ban Tỉnh)
• Âm thanh, ánh sáng hội trường cho lễ khai mạc và bế mạc

7. Tiểu ban kỷ luật:

Trưởng ban: Huynh trưởng cấp Tín Minh Nghị Lâm Thanh Tuấn

Thành viên:

• Huynh trưởng cấp Tín Minh Hải Hồ Thiệu Nhã
• Huynh trưởng cấp Tín Quang Hiền Lâm Minh Sang

Nhiệm vụ:

• Theo dõi và nhắc nhở việc chấp hành nội quy, kỷ luật của trại sinh.
• Điều hành việc sinh hoạt buổi đầu tiên cho trại sinh trại (giới thiệu BQT – Khẩu hiệu trại – Trại ca – Nội quy – Các quy định về trại phục, vệ sinh, y tế – Còi hiệu v.v…)
• Ghi nhận các trường hợp vi phạm nội quy để tính điểm Đơn Vị Vững Mạnh.
• Giám sát và đánh giá kết quả buổi trực của trại sinh.
• Cầm còi trực buổi sáng ngày 28/4

8. Tiểu ban hậu cần:

Trưởng ban: HTr cấp Tín Thiện Châu Hồ Tuấn Ngọc

Thành viên:

• HTr cấp Tín Diệu Âm Lê Mỹ Hạnh
• Htr cấp Tín Trí Ngọc Trần Thanh Đào
• HTr cấp Tín Thanh Tâm Đinh Thị Lụa
• HTr cấp Tín Diệu Nguyệt Đồng Ngọc Ánh
• HTr cấp Tập Tâm Thông Nguyễn Thị Huệ
• HTr cấp Tập Diệu Hạnh Phạm Thị Hồng Hạnh

Nhiệm vụ:

• Liên hệ trước với nhà chùa để chuẩn bị về ăn uống, nghỉ ngơi cho trại sinh.
• Sắp xếp chỗ nghỉ cho BQT và trại sinh.
• Sắp xếp nơi làm việc cho các tiểu ban.
• Chăm lo đời sống vật chất cho toàn trại.
• Sắp xếp nơi học cho Huynh trưởng và trại sinh
• Liên hệ chánh quyền cơ sở giữ an ninh trật tự trong thời gian trại.

9. Tiểu ban truyền thông:

Trưởng ban: Huynh trưởng cấp Tín Huệ Thiện Lâm Hữu Tân

Thành viên:

• Huynh trưởng Thiện Lạc Nguỵ Việt Anh

Nhiệm vụ:

• Thiết kế, in ấn phù hiệu trại và phù hiệu BQT
• Ghi nhận hình ảnh toàn trại để kịp thời đưa bản tin lên website gdptkiengiang.vn và bản tin chung lên website Trung Ương.

VIII – Chương trình trại:

Thứ 7, ngày 22/3/2024:

• Thống nhất kế hoạch tổ chức trại. 

Chủ Nhật, ngày 28/4/2024

Thứ 2, ngày 29/4/2024

Thứ 3, ngày 30/4/2024

Trên đây là kế hoạch tổ chức trại A Nan Đà I. Kính mong các đơn vị triển khai rộng rãi trong ban huynh trưởng và đoàn sinh để kỳ trại được thành công tốt đẹp.