KẾ HOẠCH TỔ CHỨC: Hội nghị Tổng Kết Hoạt Động Phật Sự năm 2024

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
Hội nghị Tổng Kết Hoạt Động Phật Sự năm 2024

Thường trực Phân Ban GĐPT Kiên Giang dự kiến kế hoạch tổ chức Hội nghị Tổng kết hoạt động Phật sự năm 2024 như sau:

I. MỤC ĐÍCH – YÊU CẦU:

Tổng kết, đánh giá hoạt động của Phân Ban GĐPT Kiên Giang trong năm 2024.

Biểu dương các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trên các lĩnh vực công tác Phật sự trong năm 2024.

Dự thảo chương trình hoạt động của Phân Ban GĐPT Kiên Giang năm 2025.

Hội nghị năm nay tổ chức gọn nhẹ có tính nội bộ nhưng vẫn đảm bảo nghiêm túc, chu đáo, đem lại hiệu quả thiết thực, tránh bệnh hình thức.

Hội nghị kết hợp với nội dung họp lệ quý I-2024.

II. THỜI GIAN – ĐỊA ĐIỂM:

1. Thời gian:

• Hội nghị được tổ chức ngày 5/1/2025 (Mùng 6 tháng Chạp năm Giáp Thìn).
• Thời gian làm việc: trọn ngày

2. Địa điểm:

Chùa Tam Bảo (Số 03, đường Sư Thiện Ân, Thành Phố Rạch Giá, Kiên Giang)

III. THÀNH PHẦN THAM DỰ:

1. Ban Chứng Minh:

Cung thỉnh:

• ĐĐ Thích Minh Thành, Trưởng BHD Phật Tử GHPGVN Tỉnh Kiên Giang.
• ĐĐ Thích Đức Minh, Phó Trưởng BHD Phật Tử GHPGVN Tỉnh Kiên Giang.
• ĐĐ Thích Tuệ Túc, Phó Trưởng BHD Phật Tử GHPGVN Tỉnh Kiên Giang.
• ĐĐ Thích Thường Ninh, Giáo thọ sư bậc Lực VI GĐPT Kiên Giang
• NS Thích Nữ Như Kim, Trưởng BBT Phân Ban GĐPT Kiên Giang.
• SC Thích Nữ Như Lý, Thủ quỹ BBT PBGĐPT Tỉnh Kiên Giang.

2. Phân Ban GĐPT Kiên Giang:

• Toàn thể thành viên Phân Ban GĐPT Tỉnh Kiên Giang
• Toàn thể Huynh trưởng có cấp và tập sự thuộc các đơn vị GĐPT trong tỉnh.
• Đoàn sinh các đơn vị được điều phối ở mục VI.

IV. HÌNH THỨC CẦN CHUẨN BỊ:

• Huynh trưởng có cấp đến dự hội nghị mặc Lễ Phục (Huynh trưởng nam đội nón Tứ Ân)
• Huynh trưởng tập sự nếu không có Lễ phục thì mặc đoàn phục.
• Các đơn vị mang theo Cờ Gia Đình.

V. CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ:

07 giờ 30: Đón tiếp quan khách, đại biểu

08 giờ 00: Khai mạc Hội nghị

1. Cung thỉnh chư Tôn Đức chứng minh.
2. Niệm Phật cầu gia bị.
3. Chào đạo kỳ, chào cờ Sen Trắng.
4. Phút nhập từ bi quán.
5. Tuyên trình lý do, thông qua chương trình, giới thiệu thành phần tham dự.
6. Phát biểu khai mạc Hội nghị.
   (Htr cấp Tấn Diệu Phương Huỳnh Tú Dung, Trưởng PB GĐPT Kiên Giang)
7. Báo cáo tổng kết hoạt động Phật sự năm 2024
   (Htr cấp Tín Huệ Thiện Lâm Hữu Tân, Chánh Thư ký PB GĐPT Kiên Giang)
8. Báo cáo tổng kết cuộc thi Đơn Vị Vững Mạnh năm 2024
   (Htr cấp Tấn Minh Hiện Quách Trung Sơn, Phó ban TT PB GĐPT Kiên Giang)
9. Khen thưởng cuộc thi Đơn Vị Vững Mạnh năm 2024.
10. Khen thưởng tập thể và cá nhân có thành tích xuất sắc.
11. Tán dương công đức uỷ viên Ban Hướng Dẫn và BHT các đơn vị.
12. Đạo từ của Ban chứng minh
13. Đáp từ và cảm tạ của chị Trưởng Phân Ban GĐPT Tỉnh.
14. Niệm Phật hồi hướng.
15. Cung tiễn Chư Tôn Đức.

09 giờ 45: Giải lao

11 giờ 00: Dùng cơm trưa

VI. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ:

1. Cố vấn chuyên môn:

Huynh Trưởng cấp Dũng Diệu Thiện Trần Thế Mỹ

2.Trưởng Ban Tổ Chức:

Huynh Trưởng cấp Tấn Diệu Phương Huỳnh Tú Dung

Nhiệm vụ:

• Chịu trách nhiệm chung.
• Phát biểu khai mạc hội nghị.
• Phát biểu cảm tạ

3. Chủ toạ đoàn:

• Htr cấp Tấn Diệu Phương Huynh Tú Dung
  (Trưởng Phân Ban GĐPT Kiên Giang)
• Htr cấp Tấn Minh Hiện Quách Trung Sơn
  (Phó trưởng Ban TT PBGĐPT Kiên Giang)
• Htr cấp Tấn Diệu Sang Lâm Cẩm Tiên
  (Phó trưởng Ban PB GĐPT Kiên Giang)
• Htr cấp Tấn Diệu Ý Phạm Thúy Phượng
  (Phó trưởng Ban PB GĐPT Kiên Giang)
• Htr cấp Tấn Tuệ Nghiêm Huỳnh Thị Bé (Thủ quỹ PB GĐPT Kiên Giang)

4. Điều Khiển Chương Trình:

Huynh trưởng Huệ Thiện Lâm Hữu Tân (Chánh thư ký Phân Ban GĐPT Kiên Giang)

Nhiệm vụ:

• Soạn kịch bản chương trình và trình qua Thường trực xem xét.
• Điều khiển chương trình hội nghị theo kịch bản đã thống nhất.

5. Ban Nghi Lễ:

Trưởng Ban: Huynh Trưởng cấp Tấn Diệu Sang Lâm Cẩm Tiên

Thành viên:

1. Htr cấp Tấn Tuệ Nghiêm Huỳnh Thị Bé
2. Htr cấp Tín Trí Ngọc Trần Thị Thanh Đào.
3. Htr cấp Tín Diệu Âm Lê Mỹ Hạnh
4. Htr cấp Tín Thanh Tâm Đinh Thị Lụa
5. Htr cấp Tín Diệu Hạnh Phạm Thị Hồng Hạnh
6. Htr cấp Tập Ngọc Lương Lê Anh Trúc Lam (GĐPT Kim Quang)
7. Htr cấp Tập Diệu Đức Lâm Huỳnh Phương Dung (GĐPT Tam Bảo – HT)

Nhiệm vụ:

• Cung đón Chư Tôn Đức quang lâm tham dự hội nghị.

6. Ban Lễ Tân:

Trưởng Ban: Huynh Trưởng cấp Tấn Minh Hiện Quách Trung Sơn

Thành viên:

1. Huynh Trưởng cấp Tín Phước Tài Nguyễn Minh Hùng.
2. Huynh Trưởng tập sự GĐPT Tam Bảo – Rạch Giá.

Nhiệm vụ:

• Cung đón Chư Tôn Đức.
• Phân phối văn kiện cho khách mời và các đại biểu.

7. Ban Thư Ký:

• Huynh Trưởng cấp Tín Diệu Phúc Lâm Huỳnh Hạnh Dung.
• Huynh trưởng cấp Tập Nguyên Trương Lương Thị Ngọc Loan
• Huynh trưởng cấp Tập Ngọc Lương Lê Anh Trúc Lam.

Nhiệm vụ:

• Thực hiện nhiệm vụ của thư ký hội nghị.
• Chuẩn bị các loại giấy khen, giấy chứng nhận, tuyên dương công đức… để phát cho đại biểu theo sự điều khiển của MC.

8. Ban Kỹ Thuật:

Trưởng Ban: Huynh Trưởng cấp Tín Minh Hải Hồ Thiệu Nhã

Thành viên:

• Huynh Trưởng cấp Tập Thiện Vũ Nguyễn Anh Hào
• Huynh Trưởng cấp Tập Thiện Lạc Ngụy Việt Anh
• Huynh trưởng cấp Tín Phước Tài Nguyễn Minh Hùng

Nhiệm vụ:

• Trang trí hội trường.
• Chuẩn bị các bảng tên Chư Tôn Đức, Chủ Toạ Đoàn, Khách Mời… đặt trên bàn tương ứng.
• Phụ trách âm thanh, ánh sáng phục vụ hội nghị.
• Chuẩn bị nhạc Sen Trắng (chào cờ), Kính Mến Thầy(cung nghênh Chư Tôn Đức) và một số bài hát vui làm nhạc nền khi phát thưởng.

9. Ban Truyền Thông:

• Huynh Trưởng cấp Tín Huệ Thiện Lâm Hữu Tân
• Huynh Trưởng cấp Tập Thiện Lạc Ngụy Việt Anh

Nhiệm vụ:

• Ghi lại hình ảnh và viết bản tin hội nghị đăng trên website Phân Ban.
• Chụp ảnh lưu niệm cho từng đơn vị.

10. Ban Hậu Cần:

• Huynh Trưởng cấp Tín Diệu Âm Lê Mỹ Hạnh
• Huynh Trưởng cấp Tín Phước Tài Nguyễn Minh Hùng
• Huynh trưởng cấp Tín Trí Ngọc Trần Thanh Đào
• Một số em Huynh trưởng tập sự GĐPT tại TP Rạch Giá và đoàn sinh GĐPT Tam Bảo, Rạch Giá (theo sự phân công của chị Diệu Âm)

Nhiệm vụ:

• Phối hợp cùng Chánh Thư Ký chuẩn bị các phần thưởng.
• Chuẩn bị nước uống, bữa cơm trưa cho đại biểu, hoa trang trí.
• Sắp xếp bàn ghế hội trường.

VII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Chú ý chung:

• Huynh trưởng được phân công cần nắm rõ vai trò, trách nhiệm của mình.
• Tuyệt đối không xen vào phần việc của người khác nếu không được yêu cầu.
• Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có bất kỳ sự thay đổi nào cần liên hệ thường trực để có hướng hỗ trợ.
• Huynh trưởng đến dự hội nghị cần tuyệt đối tuân thủ quy định về đồng phục. Trường hợp huynh trưởng mặc đồng phục sai quy định, Ủy viên kiểm soát có thể mời anh chị đó rời khỏi hội nghị.

2. Giấy khen, Tán dương công đức, chứng nhận Đơn Vị Vững Mạnh:

• Do Chánh thư ký thực hiện kèm các quyết định tương ứng.
• Bằng khen tinh tấn cho các đơn vị không đạt được Đơn Vị Vững Mạnh
• Chánh thư ký phối hợp cùng thủ quỹ và ban thư ký chuẩn bị các phần quà khen thưởng.

3. Bố trí hội trường:

Khối hậu cần và kỹ thuật phối hợp bố trí hội trường cho phù hợp theo sơ đồ sau:

4. Tổ chức khen thưởng:

Ban thư ký chuẩn bị giấy khen, phần thưởng và sắp xếp theo thứ tự trong danh sách khen thưởng.

Tập thể và cá nhân khi được xướng danh sẽ đứng theo thứ tự từ trái qua phải theo danh sách.

Trên đây là Kế hoạch tổ chức Hội nghị Tổng Kết năm 2024 của Phân Ban Gia Đình Phật Tử Kiên Giang.

Kính mong các đơn vị triển khai rộng rãi trong ban huynh trưởng để thực hiện cho tốt, góp phần cho hội nghị thành công viên mãn.

Nam mô Thường Tinh Tấn Bồ Tát Ma Ha Tát.