KẾ HOẠCH

Tổ chức Hội nghị tổng kết hoạt động GĐPT Kiên Giang năm 2017

—————————–

I- Ý NGHĨA – MỤC ĐÍCH – YÊU CẦU :

          -Hội nghị tổng kết năm 2017 vừa để tổng kết một năm hoạt động và cũng lấy đó làm động năng cho tiến trình vươn lên phát triển hơn nữa của GĐPT Kiên Giang trong tương lai.

-Sự thành công của hội nghị hoàn toàn dựa vào tinh thần hợp tác tích cực và có kỷ luật của toàn thể huynh trưởng thuộc các đơn vị trong tỉnh dưới sự điều hành của Ban hướng dẫn PB.GĐPT Tỉnh. Những huynh trưởng được phân công cần bám sát nhiệm vụ, phát huy tài trí, sáng tạo, năng động, khắc phục trở ngại vượt qua khó khăn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.

II- THỜI GIAN – ĐỊA ĐIỂM – THÀNH PHẦN THAM DỰ :

1) Thời gian: Hội nghị được tổ chức vào thứ hai, ngày 01/01/2018 (nhằm ngày 15/11 Đinh Dậu). Khai mạc đúng 8 giờ sáng, kết thúc lúc 11 giờ – Đại biểu dùng cơm trưa tại chùa – Buổi chiều họp lệ Ban hướng dẫn quý I-2018 .

2) Địa điểm: Chùa Tam Bảo, số 03 đường Sư Thiện Ân, phường Vĩnh Bảo, Thành phố Rạch Giá

3) Thành phần :

a-Chứng minh:

– Chư tôn đức Thường trực Ban Hướng dẫn Phật tử THPGKG nhiệm kỳ 2017 – 2022.

– Chư tôn đức Trụ trì các tự viện có sinh hoạt Gia đình Phật tử.

b-Đại biểu chánh thức: toàn thể huynh trưởng có cấp và tập sự thuộc các đơn vị GĐPT trong tỉnh, gồm 89  huynh trưởng.

c-Khách mời :

          * Ban Bảo trợ: Giao mỗi đơn vị mời 02 vị ban viên BBT của đơn vị mình (Chỉ mời các vị có tên trong danh sách Ban bảo trợ do đơn vị đã thu tiền trong năm 2017). Dự kiến khoảng 24 vị

Dự kiến tổng số đại biểu :         -Chư tôn đức:        25

-HT các đơn vị:      89

-Ban bảo trợ :        24

———-

Tổng cộng :         138 đại biểu

III- HÌNH THỨC – NỘI DUNG CẦN CHUẨN BỊ :

          1)Hình thức :

-Huynh trưởng có cấp đến dự hội nghị mặc Lễ Phục

-Huynh trưởng tập sự mặc Đoàn Phục thường ngày

-Nhớ mang giày và đội nón tứ ân + huy hiệu, cấp hiệu, bảng tên đầy đủ

-Các đơn vị đem theo Cờ Gia Đình để chào cờ khai mạc

          2)Nội dung :

          -Viết tham luận về một đề tài có liên quan thiết thực đến sinh hoạt GĐPT tại Kiên Giang. Tham luận dài tối đa 2 trang giấy A4, cỡ chữ 14

-Tham luận phải được gởi mail về Chánh Thư Ký BHD PB GĐPT Kiên Giang (minhle.kqkg@gmail.com) trước ngày 23/12/2017 để in vào tập văn kiện hội nghị.

-Tham luận nào hay sẽ được chọn trình bày tại hội nghị (nếu còn thời gian).

          -Đề nghị các ủy viên chuyên môn, ủy viên chuyên ngành của BHD PB GĐPT tỉnh nhiệm kỳ 2017 – 2022 có xây dựng kế hoạch hoạt động của chuyên ngành, chuyên môn mình phụ trách dự kiến hoạt động trong năm 2018 nộp về cho anh Minh Lễ – Chánh thư ký trước ngày 23/12/2017 để bổ sung và đưa vào chương trình hoạt động năm 2018.

IV-CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ :

                     BUỔI SÁNG

          07.00 :  Tất cả Huynh trưởng có mặt tại hội trường và bị công việc theo nhiệm vụ đã được phân công

08.00 : -Cung thỉnh chư Tôn Đức chứng minh

08.30 : 1-Tuyên bố lý do – Giới thiệu đại biểu

2-Niệm Phật

3-Chào huy hiệu Sen Trắng

4-Phát biểu khai mạc hội nghị của Chị Trưởng BHD.GĐPT Tỉnh

5-Báo cáo công tác phật sự của GĐPT Kiên Giang năm 2017.

6-Phát thưởng Đơn Vị Vững Mạnh năm 2017, Khen thường Huynh trưởng có thành tích xuất sắc.

7-Tham luận, Thảo luận

8-Đạo từ của Thầy – Trưởng Ban HDPT

9-Đáp từ và cảm tạ của Chị Trưởng BHD.GĐPT Tỉnh

10-Niệm Phật hồi hướng

11-Cung tiễn quý Thầy và quan khách rời hội trường

12-Dùng bữa cơm thân mật

BUỔI CHIỀU (Họp lệ BHD quý I-2017 tại chùa Tam Bảo-Rạch Giá)

13.30 : – Rút kinh nghiệm tổ chức lễ buổi sáng

– Các đơn vị nộp báo cáo, Chị Trưởng Ban giải quyết khó khăn của đơn vị.

– Nộp tiền Ban Bảo trợ quý I/2018.

14.30 : – Thông qua dự thảo Kế hoạch Đơn vị Vững Mạnh năm 2018 – Các đơn vị bắt thăm chọn ngày khảo sát

15.00 : – Trao chứng chỉ Trúng cách Trại Huyền Trang – A Dục – Lộc Uyển.

– Công bố kết quả kỳ thi lên bậc năm 2017

– Phát chứng chỉ thi lên bậc năm 2017 cho đơn vị

– Rút kinh nghiệm kỳ thi lên bậc năm 2017

-Tổ chức thực hiện các hoạt động trong quý I-2017

Lưu ý: Khi về dự Họp các anh chị, đơn vị cần chuẩn bị:

– Báo cáo quý của đơn vị.

– Báo cáo Danh sách Ban Huynh trưởng của đơn vị (hiện đang sinh hoạt).

– Thu và nộp tiền Ban Bảo trợ Quý I/2018.

– Chuẩn bị ý kiến để thảo luận các hoạt động trong quý I/2018.

V-PHÂN CÔNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Chị Diệu Thiện :

-Viết và đọc Diễn văn khai mạc

-Viết và đọc Lời Cảm tạ

-Tiếp đón chư Tôn Đức (trước giờ khai mạc)

-Chủ tọa hội nghị.

-Xin phép Trụ trì chùa Tam Bảo.

 2. Anh Minh Kim :

-Đọc báo cáo.

-In chứng chỉ huấn luyện Huynh trưởng Huyền Trang – A Dục – Lộc Uyển.

-Đồng chủ tọa hội nghị

 3. Chị Diệu Sang :

-Chịu trách nhiệm Đời sống, hậu cần.

-Tác bạch cung thỉnh chư Tôn đức quang lâm chứng minh

-Đồng chủ tọa hội nghị

-Chuẩn bị phần Phát giải thưởng Đơn vị vững mạnh, phát thưởng Huynh trưởng xuất sắc.

4. Anh Minh Lễ:

-Viết báo cáo tổng kết.

-Soạn và đóng tập và photo văn kiện

-In giấy công nhận ĐVVM, Giấy khen huynh trưởng, chứng chỉ lên bậc.

-Làm MC hội nghị

-Đôn đốc nhắc nhở và giúp đỡ các bộ phận giúp việc chuyên môn được phân công chuẩn bị.

5. Tổ thư ký:

– Chị Diệu Phương

– Chị Trí Ngọc

          *Nhiệm vụ:

-Làm thư ký Hội nghị.

-Phối hợp Phát văn kiện cho đại biểu

6. Các bộ phận giúp việc chuyên môn:

Tổ Hành chính

– Anh Minh Lễ      (tổ trưởng)

– Anh Phước Tài

– Anh Minh Quang

– Anh Minh Nghị

– Anh Huệ Thiện

– Cùng Ban Huynh trưởng của các đơn vị Kim Quang, Tam Bảo RG, Bửu Khánh.

          *Nhiệm vụ:

-Sắp xếp và trang trí lễ trường

-In và phát hành thư cung thỉnh chư tôn đức chứng minh

-In và phát hành thư mời Ban Bảo trợ.

-Chịu trách nhiệm khâu âm thanh, ánh sáng, quạt máy tại lễ trường (chuẩn bị phần nhạc nghi lễ và nhạc vui).

-Thực hiện các bảng: Chư Tôn Đức Tăng, Chư Tôn Đức Ni (2 bảng), Đoàn Chủ tọa, Đoàn Thư ký và các bảng quy định chỗ  ngồi cho từng thành phần đại biểu (Thí dụ : GĐPT Kiên Giang – GĐPT tỉnh bạn – Ban Bảo trợ v.v…) và đặt các bảng vào vị trí thích hợp trong hội trường

Tổ hậu cần:

– Chị Diệu Sang              (phụ trách chung)

– Chị Diệu Âm.

– Chị Diệu Ý

– Chị Tuệ Nghiêm

– Cùng Ban huynh trưởng đơn vị Thanh Hòa, Bửu Sơn.

          *Nhiệm vụ:

-Lo nước uống  + ăn trưa cho đại biểu.

-Phối hợp tổ hành chính dọn vệ sinh hội trường (sau khi kết thúc hội nghị).

Tổ thông tin truyền thông:

– Anh Minh Nghị

– Anh Huệ Thiện

*Nhiệm vụ:

-Ghi hình hội nghị và đưa tin lên mạng

Tổ trật tự

– Anh Thiện Châu

– Anh Minh Hiện

– Anh Minh Thành

– Anh Thiện Khải

*Nhiệm vụ:

-Tiếp đón chư tôn đức, ban bảo trợ và bố trí sắp xếp chỗ ngồi cho đại biểu

-Giữ trật tự trong và ngoài hội trường

Trên đây là Kế hoạch tổ chức Hội nghị tổng kết hoạt động năm 2017 của BHD. PBGĐPT Tỉnh Kiên Giang. Đề nghị các đơn vị triển khai rộng rãi trong ban huynh trưởng để thực hiện cho tốt, góp phần cho hội nghị thành công viên mãn.

Nam mô Thường Tinh Tấn Bồ Tát Ma Ha Tát.