CHƯƠNG THỨ BA
KHÁI LƯỢC VỀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC
LÃNH ĐẠO CỦA GIA ĐÌNH PHẬT TỬ

Từ khi mới thành lập (1950), Gia Đình Phật Tử đã mở đầu bằng sự hiện diện của Ban Hướng Dẫn Thừa Thiên với thành phần đơn giản: Trưởng ban, phó trưởng ban, thư ký, thủ quỹ, ủy viên các ngành thiếu nam, thiếu nữ, đồng niên, đồng nữ. Não bộ ấy đã cải tiến vào năm 1961, trong đại hội Huynh trưởng toàn quốc lần thứ ba, thêm chức vụ Ủy viên tu thư.

Sau mùa Pháp nạn 1963, nhịp với trào dâng mãnh liệt của Phật giáo đồ, với sự thành lập của Giáo Hội Phật Giáo Việt Nam Thống Nhất và Gia Đình Phật Tử thực hiện thống nhất với số lượng 100.000 đoàn viên tập họp dưới một cơ quan chỉ đạo duy nhất là Ban Hướng Dẫn Trung Ương trực tiếp điều khiển 42 Ban Hướng Dẫn Tỉnh với thành phần và nhiệm vụ như sau:

1. Trưởng ban Hướng dẫn:

Điều động: Điều khiển hoạt động toàn Ban. Hướng dẫn mọi sinh hoạt trong Ban để đạt những mục tiêu ấn định.

Đối ngoại: Liên lạc, tiếp xúc với các cơ quan trong Giáo Hội, các cơ quan chính quyền, các cơ quan bạn, các tổ chức xã hội về mọi vấn đề liên quan đến việc tổ chức hoạt động Gia Đình Phật Tử.

2. Hai Phó Trưởng Ban ngành Nam, Nữ

Điều động: Điều khiển hoạt động các ngành liên hệ. Hoạch định chương trình, kế hoạch hoạt động thuộc phạm vi các ngành trực thuộc.

 Phối hợp: Phối hợp hoạt động các ngành để kế hoạch, đường lối chung cuộc thi hành chu toàn.

3. Tổng thư ký, hai Phó tổng thư ký

Phối hợp: Phối hợp hoạt động tổng quát. Liên lạc thường xuyên với các Ban viên để theo dõi các biến chuyển về tình hình, sự tiến triển chung của toàn Ban – đề nghị các biện pháp thích ứng lên Trưởng ban.

Hành chánh tổng quát: Phụ trách các việc có tính cách hành chánh nhất là các vấn đề liên quan đến nhiều Ban viên.

Điều hành các phương thức: Quản trị hồ sơ, kiểm soát báo cáo, kiểm soát mẫu in.

Văn phòng: Kiểm điểm hồ sơ trình ký – Tiếp nhận văn thư, chọn lọc tài liệu, soạn thảo mục lục, lưu trữ văn thư tài liệu.

– Theo dõi việc giải quyết các văn thư đến và các dự thảo văn thư đệ ký.

– Trông lo các thư từ của Trưởng ban.

– Linh tinh: Trông lo các công tác nội bộ: mua sắm, quản trị vật liệu, văn phòng phẩm và các công tác do Trưởng ban giao phó.

– Tiếp tân, Hướng dẫn quan khách.

– Đảm nhiệm mọi công tác không thuộc phạm vi của các Ban viên khác, chưa được liệt kê ở trên.

4. Thủ quỹ

Bảo thủ: Bảo thủ hiện kim – Thông tri tình hình chi thu theo định kỳ.

5. Ủy viên Nội vụ và Điều hành

Quản trị chỉ danh (lập sách tịch) nhân viên, cán bộ – Quản trị chỉ số (số lượng) các hạng nhân sự khác.

Nhân sự: Nghiên cứu, soạn thảo các văn kiện nguyên tắc về nhân sự.

Giải quyết các trường hợp liên quan đến tình trạng hành chánh và pháp lý về nhân sự.

Điều hành: Phụ trách mọi vấn đề liên quan đến việc thực hiện nội quy và quy chế Huynh trưởng Gia Đình Phật Tử.

An ninh: Trông coi về an ninh, nhất là an ninh nội bộ. Theo dõi tình hình chung, lập hệ thống sưu tầm; nhận định, tập trung tin tức. Soạn thảo kế hoạch đề phòng.

6. Ủy viên Nghiên huấn

Nghiên cứu: Nghiên cứu chương trình tu học các ngành (phối hợp với Ủy viên liên hệ). Nghiên cứu chương trình, kế hoạch tổng quát về huấn luyện.

Huấn luyện: Đặt kế hoạch và soạn thảo chương trình huấn luyện.

– Soạn thảo tài liệu, phổ biến kinh nghiệm về huấn luyện.

– Tổ chức các lớp huấn luyện cấp Trung Ương.

Theo dõi việc huấn luyện – Kiểm tra nhân số được thụ huấn và kết quả các khóa huấn luyện.

7. Ủy viên văn nghệ

8. Ủy viên Hoạt động Thanh niên Xã hội

Nghiên cứu: Nghiên cứu Đường lối, vị trí của ngành chuyên môn.

Soạn thảo: Soạn thảo tài liệu tu học theo chương trình đã định.

9. Ủy viên Tu thư

Sưu tầm, biên soạn, ấn loát: Sưu tầm tài liệu – Khảo cứu – dịch thuật kinh sách.

– Biên soạn sách tåp chí giáo khoa (Phối hợp với các Ủy viên liên hệ)

– Thiết lập thư viện.

– Trông lo việc ấn loát – Giải quyết các việc kỷ thuật ấn loát.

– Nghiên cứu hệ thống mậu dịch hữu hiệu (Phối hợp với Ủy viên doanh tế).

10. Ủy viên Doanh tế

Tổ chức: Nghiên cứu, tổ chức về kinh doanh tài chánh.

– Tổ chức các cơ sở sản xuất, phát hành… mọi thức cần thiết trong Gia Đình Phật Tử.

11. Sáu Ủy viên ngành Nam, Nữ, Thanh, Thiếu, Nhi

Điều khiển: Điều khiển toàn ngành – Hướng dẫn mọi sinh hoạt của ngành để đạt mục tiêu ấn định. Ấn định sinh hoạt định kÿ – Tổ chức thi đua

Tổ chức: Nghiên cứu và tổ chức các việc quản trị, huấn luyện, họp bạn, thi lên của ngành (phối hợp với Ủy viên liên hệ).

Nghiên cứu: Nghiên cứu chương trình tu học của ngành soạn thảo các tài liệu tu học (phối hợp với các Ủy viên liên hệ).

12. Ủy viên Tổ kiểm

Trực tiếp tiếp xúc các địa phương, xúc tiến việc tổ chức các cơ cấu Gia Đình Phật Tử.

Tổ chức: Theo dõi sinh hoạt chung, nhất là sinh hoạt Gia Đình Phật Tử nông thôn. Soạn thảo các kế hoạch tổ chức thích ứng.

Kiểm tra: Kiểm tra sinh hoạt các tổ chức Gia Đình Phật Tử.

– Điều tra, kiểm soát các đơn vị theo chỉ thị của Trưởng ban.

– Đúc kết các nhận xét đã thu nhập trong lúc kiểm tra- soạn thảo biện pháp chấn chỉnh.

13. Sáu Đại diện Miền

Đôn đốc đại diện: Đôn đốc kiểm soát và báo cáo tình hình hoạt động các Tỉnh trong Miền.

Liên lạc với Đại diện Miền Giáo Hội Phật Giáo Việt Nam để giải quyết các vấn đề liên quan đến Gia Đình Phật Tử.

Thay mặt Trưởng ban, dự các lễ lượt trong Tỉnh hay liên tỉnh.

Đôn đốc các Trại liên tỉnh trong Miền.

Thi hành các nhiệm vụ khi Trưởng ban ủy nhiệm.