Kính gởi : – CÁC ANH CHỊ ỦY VIÊN BAN HƯỚNG DẪN
    – CÁC ĐƠN VỊ GĐPT TRONG TỈNH
                                                                         –KIÊN GIANG–

I- Ý NGHĨA – MỤC ĐÍCH – YÊU CẦU :
          1)Hội nghị tổng kết hằng năm là cơ hội để chúng ta đánh giá một chặng đường đã qua; rút kinh nghiệm để hoạt động tốt hơn trong năm mới.
          2)Đây là dịp để anh chị em Áo Lam gặp gỡ giao lưu, cởi mở tâm tình, thông cảm nhau hơn để thắt chặt thêm tình đoàn kết sau một năm hoạt động đôi khi có những va chạm không thể tránh khỏi.
          3)Hội nghị tổng kết còn là dịp để chúng ta trình lên Quý Thầy những gì làm được và những gì chưa làm được để tạo niềm tin nơi Quý Thầy và cũng để Quý Thầy quan tâm hỗ trợ GĐPT nhiều hơn.
          4)Hội nghị cũng là nơi để anh chị em chúng ta chân thành, thẳng thắn phê bình và tự phê bình nhằm giúp chúng ta trưởng thành hơn, hoạt động hiệu quả hơn.
          5)Đề nghị toàn thể 71 huynh trưởng đang sinh hoạt tại các đơn vị GĐPT trong tỉnh sắp xếp công việc để tham dự hội nghị đầy đủ.
 
II- THỜI GIAN – ĐỊA ĐIỂM – THÀNH PHẦN THAM DỰ :
 
          1) Thời gian : Hội nghị được tổ chức trong ngày 01/01/2015 (Buổi sáng hội nghị có sự chứng minh của Chư Tôn Đức – Buổi chiều họp lệ (nội bộ) Quý I/2015 của Ban hướng dẫn.)
 
          2) Địa điểm : chùa Tam Bảo , thị xã Hà Tiên
 
          3) Thành phần :
                   -Cung thỉnh Chư Tôn Đức Ban Hướng dẫn Phật tử Tỉnh Hội chứng minh
                   -Cung thỉnh Quý Thầy trụ trì các tự viện có GĐPT chứng minh
                   -Toàn thể ban viên Ban hướng dẫn GĐPT Tỉnh
                   -Toàn thể Ban huynh trưởng (kể cả huynh trưởng tập sự) của 9 đơn vị GĐPT trong tỉnh .
                   -Kính mời một số ban viên Ban Bảo Trợ tham dự  hội nghị , phân phối như sau :
                   * GĐPT Tam Bảo Hà Tiên mời :      05 vị
                   * GĐPT Sùng Đức mời :                   02 vị
                   * GĐPT Phật Quang mời :                02 vị
                   * GĐPT Tam Bảo-RG mời:               02 vị
                   * GĐPT Bửu Sơn mời:                      02 vị
                   * GĐPT Bửu Thọ mời:                       02 vị
                   * GĐPT Bửu Quang mời :                 02 vị
          -Ngoài ra, BTC sẽ mời một số khách từ các Phân ban Cần Thơ, Sóc Trăng, Bạc Liêu, An Giang… đến tham dự (và để nhận Chứng chỉ trại Huyền Trang III – A Dục XII)
III- PHƯƠNG TIỆN ĐI LẠI – GIỜ GIẤC – LỘ TRÌNH – ĐỊA ĐIỂM TẬP TRUNG – ĐOÀN PHỤC :
 
          1)Phương tiện đi lại : Ban tổ chức sẽ thuê bao hai chiếc xe :
                   -01 chiếc xe 50 chỗ để đưa rước huynh trưởng tham dự hội nghị do Chị Diệu Tiến điều hành lộ trình
                   -01 chiếc xe 16 chỗ để đưa rước quý Thầy và  ban viên Ban bảo trợ do Chị Diệu Tôn điều hành lộ trình
 
          2) Giờ giấc – Lộ trình – Địa điểm tập trung :
                   –05 giờ sáng ngày 01/01/2015 : Xe lớn chở đại biểu Bửu Sơn khởi hành  tại thị trấn Tân Hiệp – Ghé chợ Mong Thọ rước đại biểu đơn vị Bửu Thọ – Ghé phường An Bình rước đại biểu Kim Quang – Ghé  phường An Hòa rước đại biểu Bửu Khánh – Ghé Cầu Sư Thiện Ân rước đại biểu Tam Bảo RG – Ghé Cây xăng đầu đường Mạc Cửu rước đại biểu Phật Quang và Bửu Quang – Đi thẳng đến chùa Tam Bảo Hà Tiên .
(Lưu ý : vị trí cụ thể tại mỗi địa điểm do từng đơn vị hợp đồng với chị Diệu Tiến để thuận tiện cho xe dừng rước)
                   -05 giờ sáng ngày 01/01/2015 : Xe nhỏ rước Thầy và 2 vị BBT Bửu Sơn khởi hành tại thị trấn Tân Hiệp – Ghé chợ Mong Thọ rước Thầy và 2 vị Ban bảo trợ Bửu Thọ – Ghé chùa Kim Quang rước Sư Cô Lý – Ghé chùa Bửu Khánh rước Thầy Huệ Tài – Ghé chùa Tam Bảo rước Thầy Thiện Chí  và  2 vị BBT – Ghé chùa Bửu Quang rước Sư Cô Huệ Hạnh và 2 vị BBT– Ghé chùa Phật Quang rước Thầy và 2 vị BBT Phật Quang – Đi thẳng đến chùa Tam Bảo Hà Tiên.
(Lưu ý : Chị Diệu Tôn liên hệ với anh Minh Kim vào giờ chót để biết Thầy nào đi, Thầy nào không đi để thuận tiện việc đón rước quý Thầy.)
                   -12 giờ ngày 01/01/2015 : Xe nhỏ đưa quý Thầy và khách Ban Bảo trợ về sau khi dùng cơm trưa ở chùa Tam Bảo Hà Tiên.
                   -17 giờ ngày 01/01/2015 : Xe lớn chở đại biểu huynh trưởng về .
 
          3)Đoàn phục  :
 
          -Anh chị em nào đã có lễ phục thì mặc lễ phục, nhớ đội nón Tứ Ân
          -Anh chị em nào chưa may lễ phục thì mặc đoàn phục thường ngày, nhớ đội nón Tứ Ân.
          -Lưu ý : Anh chị em không được mặc quần jean , không được mặc quần màu sáng (nếu anh chị em nào chưa sắm được chiếc quần tây màu xanh dương đậm thì có thể tạm thời mặc quần màu sậm)
 
IV- VIẾT THAM LUẬN VÀ CHUẨN BỊ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP :
 
          1)Viết tham luận : Kính mời Chư Tôn Đức và các anh chị huynh trưởng viết tham luận về đề tài : “Làm gì để phát triển sinh hoạt GĐPT về lượng và chất hơn nữa?”.
         Bài viết khoảng 3 trang giấy A4, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14. Để tiện việc photo đóng tập chung với văn kiện hội nghị, yêu cầu tác giả gởi bài viết qua địa chỉ Mail : minhkimqvt@gmail.com , hạn chót là ngày 15/12/2014.
 
          2)Ý kiến đóng góp : Đại biểu nào không viết tham luận, có thể phát biểu ý kiến tại chỗ. Thời lượng phát biểu của mỗi đại biểu không quá 05 phút. Ý kiến phát biểu xoay quanh đề tài  đã nêu trên.
 
V-PHÂN CÔNG TỔ CHỨC :
          -Chị Diệu Thiện :
         1)Chịu trách nhiệm chung
         2)Soạn và đọc bài phát biểu khai mạc
         3)Soạn và đọc bài phát biểu cảm tạ của ban tổ chức
 
          -Anh Minh Kim :
          1)Lập kế hoạch tổ chức
          2)Soạn thảo và trình bày báo cáo tổng kết năm 2014 và phương hướng 2015
          3)Làm các công việc hành chánh chuẩn bị hội nghị
 
          -Chị Diệu Sang + Diệu Hiền + Diệu Ý +Đoàn sinh thiếu nữ :
          1)Cử hành nghi thức cung thỉnh và cung tiễn Chư Tôn Đức chứng minh
          2)Thư ký hội nghị (Diệu Hiền + Diệu Ý)
          3)Chuẩn bị các loại giấy khen, giấy chứng nhận, quà tặng, lều … để phát cho đại biểu theo sự điều khiển của MC
          4)Tiếp đón và phân phát văn kiện cho đại biểu
          5)Nước uống , khăn lạnh cho đại biểu
 
          -Anh Minh Hiện + Minh Huy + Minh Chánh + Đoàn sinh Thiếu niên :
          1)Trang trí hội trường
          2)Âm thanh, ánh sáng, quạt… phục vụ hội nghị
          3)Sắp xếp chỗ ngồi và hướng dẫn đại biểu ngồi đúng nơi quy định
          4)Thực hiện các tấm bảng nhỏ : ĐOÀN CHỨNG MINH – ĐOÀN CHỦ TỌA – BAN THƯ KÝ – BAN BẢO TRỢ – GĐPT BẠN – GĐPT KIÊN GIANG
 
          -Chị Diệu Phương : MC
          1)Điều khiển toàn bộ chương trình – Soạn và đọc lời “Tuyên bố lý do”
          2)Chuẩn bị nhạc Sen Trắng (chào cờ), Kính Mến Thầy(cung nghênh Chư Tôn Đức) và bài Umdambara phát nhạc cho vui tai trong lúc trao giấy khen, quà tặng …
 
          -Anh Huệ Thiện :
          1)Ghi lại hình ảnh và viết tin hội nghị đăng lên trang Web
          2)Chụp ảnh lưu niệm toàn thể đại biểu
 
Trên đây là Kế hoạch do thường trực Ban hướng dẫn Phân ban đề ra. Anh chị em nào có ý kiến đóng góp sửa đổi hay bổ sung xin điện thoại trao đổi với anh Minh Kim.
          Rất mong các đơn vị triển khai kỹ Kế hoạch này đến từng huynh trưởng trong đơn vị nắm rõ để cùng nhau thực hiện cho tốt.
 
          Thân ái chào tinh tấn!