Kế Hoạch: Tổ chức hội nghị Tổng Kết Hoạt Động Phật Sự năm 2023 của GĐPT Kiên Giang

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
Hội nghị Tổng Kết Hoạt Động Phật Sự năm 2023

Thường trực Phân Ban GĐPT Kiên Giang dự kiến kế hoạch tổ chức Hội nghị Tổng kết hoạt động Phật sự năm 2023 như sau:

I. MỤC ĐÍCH – YÊU CẦU:

Tổng kết, đánh giá hoạt động của Phân Ban GĐPT Kiên Giang trong năm 2023.

Biểu dương các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trên các lĩnh vực công tác Phật sự trong năm 2023.

Dự thảo chương trình hoạt động của Phân Ban GĐPT Kiên Giang năm 2024.

Hội nghị còn là dịp để lắng nghe lời dạy của chư Tôn đức lãnh đạo ngành HDPT và ý kiến đóng góp của chư vị trụ trì các chùa có GĐPT sinh hoạt để hoạt động ngày càng tốt hơn.

Hội nghị năm nay tổ chức gọn nhẹ có tính nội bộ nhưng vẫn đảm bảo nghiêm túc, chu đáo, đem lại hiệu quả thiết thực, tránh bệnh hình thức.

Hội nghị kết hợp với nội dung họp lệ quý I-2024.

II. THỜI GIAN – ĐỊA ĐIỂM:

1. Thời gian:

• Hội nghị được tổ chức ngày 31/12/2023 (Nhằm ngày 19/11 năm Quý Mão).
• Thời gian làm việc: trọn ngày

2. Địa điểm:

Chùa Tam Bảo (Số 03, đường Sư Thiện Ân, Thành Phố Rạch Giá, Kiên Giang)

III. THÀNH PHẦN THAM DỰ:

1. Ban Chứng Minh:

Cung thỉnh:

• TT Thích Minh Tiến, Phó Trưởng ban Trị sự, Trưởng ban Văn hóa GHPGVN tỉnh Kiên Giang; Trưởng BTS GHPGVN Thành Phố Rạch Giá
• ĐĐ Thích Minh Thành, Trưởng Ban Hướng Dẫn Phật Tử GHPGVN Tỉnh Kiên Giang.
• ĐĐ Thích Pháp Trí, Chánh Thư ký Ban Trị sự GHPGVN Tỉnh Kiên Giang.
• ĐĐ Thích Tuệ Giải, Trưởng ban Từ thiện Xã hội GHPGVN tỉnh Kiên Giang.
• ĐĐ Thích Đức Minh, Phó Trưởng BHD Phật Tử GHPGVN Tỉnh Kiên Giang.
• ĐĐ Thích Tuệ Chánh, Chánh Văn phòng Ban TTXH GHPGVN tỉnh Kiên Giang, Chánh Văn phòng BTS PG huyện U Minh Thượng.
• NS Thích Nữ Như Kim, Trưởng BBT Phân Ban GĐPT Kiên Giang.
• SC Thích Nữ Như Lý, Thủ quỹ BBT PBGĐPT Tỉnh Kiên Giang.
• Chư tôn đức trụ trì các tự viện có GĐPT đang sinh hoạt trong tỉnh Kiên Giang.

2. Khách mời:

• Đại diện Ban Bảo trợ các đơn vị: Giao Ban Huynh trưởng các đơn vị chọn mời mỗi đơn vị 02 ban viên Ban Bảo trợ.
• Mời một số cựu Huynh Trưởng các đơn vị.
• Phòng an ninh nội địa CAT Kiên Giang

3. Phân Ban GĐPT Kiên Giang:

• Toàn thể thành viên Phân Ban GĐPT Tỉnh Kiên Giang
• Toàn thể Huynh trưởng có cấp và tập sự thuộc các đơn vị GĐPT trong tỉnh.
• Đoàn sinh các đơn vị được điều phối ở mục VI.

IV. HÌNH THỨC CẦN CHUẨN BỊ:

• Huynh trưởng có cấp đến dự hội nghị mặc Lễ Phục (Htr nam đội nón Tứ Ân)
• Huynh trưởng tập sự nếu không có Lễ phục thì mặc Đoàn Phục thường ngày.
• Các đơn vị mang theo Cờ Gia Đình.

V. CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ:

07 giờ 30: Đón tiếp quan khách, đại biểu

08 giờ 00: Khai mạc Hội nghị

1. 1. Cung thỉnh chư Tôn Đức chứng minh.
   2. Niệm Phật cầu gia bị.
   3. Chào đạo kỳ, chào cờ Sen Trắng.
   4. Phút nhập từ bi quán.
   5. Tuyên trình lý do, thông qua chương trình, giới thiệu thành phần tham dự.
   6. Dâng hoa chào mừng
   7. Phát biểu khai mạc Hội nghị.
      (Htr cấp Tấn Diệu Phương Huỳnh Tú Dung, Trưởng PB GĐPT Kiên Giang)
   8. Báo cáo tổng kết hoạt động Phật sự năm 2023
      (Htr cấp Tín Huệ Thiện Lâm Hữu Tân, Chánh Thư ký PB GĐPT Kiên Giang)
   9. Báo cáo tổng kết cuộc thi Đơn Vị Vững Mạnh năm 2023
      (Htr cấp Tấn Diệu Sang Lâm Cẩm Tiên, Phó PB GĐPT Kiên Giang)
   10. Khen thưởng cuộc thi Đơn Vị Vững Mạnh năm 2023.
   11. Khen thưởng tập thể và cá nhân có thành tích xuất sắc trong năm 2023.
       (Htr cấp Tấn Minh Hiện Quách Trung Sơn,
       Phó Trưởng Ban Thường trực PB GĐPT Kiên Giang)
   12. Tán dương công đức uỷ viên Ban Hướng Dẫn và BHT các đơn vị.
   13. Đạo từ của Ban chứng minh
   14. Đáp từ và cảm tạ của chị Trưởng Phân Ban GĐPT Tỉnh.
   15. Niệm Phật hồi hướng.
   16. Cung tiễn Chư Tôn Đức.

09 giờ 45: Giải lao

10 giờ 00: Tham Luận chủ đề “GĐPT Kiên Giang đổi mới và phát triển trong thời đại mới” (chủ toạ đoàn điều hành)

11 giờ 30: Dùng cơm trưa

VI. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ:

1. Cố vấn chuyên môn:

Huynh Trưởng cấp Dũng Diệu Thiện Trần Thế Mỹ

2.Trưởng Ban Tổ Chức:

Huynh Trưởng cấp Tấn Diệu Phương Huỳnh Tú Dung

Nhiệm vụ:

• Chịu trách nhiệm chung.
• Phát biểu khai mạc hội nghị.
• Phát biểu cảm tạ

3. Chủ toạ đoàn:

• Htr cấp Tấn Diệu Phương Huynh Tú Dung (Trưởng Phân Ban GĐPT Kiên Giang)
• Htr cấp Tấn Minh Hiện Quách Trung Sơn (PTB TT PBGĐPT Kiên Giang)
• Htr cấp Tấn Diệu Sang Lâm Cẩm Tiên (Phó trưởng Ban PB GĐPT Kiên Giang)
• Htr cấp Tấn Diệu Ý Phạm Thúy Phượng (Phó trưởng Ban PB GĐPT Kiên Giang)
• Htr cấp Tấn Tuệ Nghiêm Huỳnh Thị Bé (Thủ quỹ PB GĐPT Kiên Giang)

4. Điều Khiển Chương Trình:

Huynh trưởng Thiện Tánh Nguyễn Thanh Tâm

Nhiệm vụ:

• Soạn kịch bản chương trình và trình qua Thường trực xem xét.
• Điều khiển chương trình hội nghị theo kịch bản đã thống nhất.

5. Ban Nghi Lễ:

Trưởng Ban: Huynh Trưởng cấp Tấn Diệu Sang Lâm Cẩm Tiên

Thành viên:

1. Huynh Trưởng cấp Tấn Tuệ Nghiêm Huỳnh Thị Bé
2. Huynh Trưởng cấp Tín Diệu Tiến Phạm Thị Thảo
3. Huynh Trưởng cấp Tín Trí Ngọc Trần Thị Thanh Đào.
4. Huynh Trưởng cấp Tín Diệu Âm Lê Mỹ Hạnh
5. Huynh Trưởng cấp Tín Thanh Tâm Đinh Thị Lụa
6. Huynh Trưởng cấp Tập Diệu Hạnh Phạm Thị Hồng Hạnh
7. Huynh trưởng Diệu Phương Nguyễn Thị Hồng Khanh (GĐPT Vĩnh Phước)
8. Huynh trưởng Thánh Thị Võ Ngọc Anh (GĐPT Tam Bảo – HT)
9. Huynh trưởng Ngọc Lương Lê Anh Trúc Lam (GĐPT Kim Quang)
10. Huynh trưởng Vi Hiếu Trang Kim Nguyệt (GĐPT Tam Bảo – RG)
11. Huynh trưởng Vi Thảo Trang Kim Tuyền (GĐPT Tam Bảo – RG)

Nhiệm vụ:

• Cung đón Chư Tôn Đức quang lâm tham dự hội nghị.
• Hỗ trợ Ban thư ký chuẩn bị các loại giấy khen, giấy chứng nhận, tuyên dương công đức… để phát cho đại biểu theo sự điều khiển của MC.

6. Ban Lễ Tân:

Trưởng Ban: Huynh Trưởng cấp Tấn Minh Hiện Quách Trung Sơn

Thành viên:

1. Huynh Trưởng cấp Tín Phước Tài Nguyễn Minh Hùng.
2. Huynh Trưởng cấp Tập Diệu Phúc Lâm Huỳnh Hạnh Dung.
3. Huynh Trưởng Diệu Đức Lâm Huỳnh Phương Dung (GĐPT Tam Bảo – HT)
4. Huynh trưởng Quảng Thiền Lê Tấn Phụng (GĐPT Vĩnh Phước)
5. Huynh trưởng Minh Hậu Ngô Văn Phúc (GĐPT Thanh Hoà)
6. Huynh trưởng Như Hiếu Nguyễn Thị Khánh Phương (GĐPT Tam Bảo – RG)
7. Huynh trưởng Như Hậu Nguỵ Kim Xuyến (GĐPT Tam Bảo – RG)

Nhiệm vụ:

• Đón tiếp và ghi nhận danh sách khách mời.
• Sắp xếp khách mời vào vị trí tương ứng.
• Phân phối văn kiện cho khách mời và các đại biểu

7. Ban Thư Ký:

• Huynh Trưởng cấp Tín Diệu Tiến Phạm Thị Thảo
• Huynh Trưởng cấp Tín Trí Ngọc Trần Thị Thanh Đào.
• Huynh Trưởng cấp Tín Diệu Phúc Lâm Huỳnh Hạnh Dung.
• Huynh trưởng Diệu Phương Nguyễn Thị Hồng Khanh.

Nhiệm vụ:

• Thực hiện nhiệm vụ của thư ký hội nghị.
• Chuẩn bị các loại giấy khen, giấy chứng nhận, tuyên dương công đức… để phát cho đại biểu theo sự điều khiển của MC.

8. Ban Kỹ Thuật:

Trưởng Ban: Huynh Trưởng cấp Tín Minh Hải Hồ Thiệu Nhã

Thành viên:

• Huynh Trưởng cấp Tin Minh Thành Nguyễn Dô
• Huynh Trưởng cấp Tín Phước Tài Nguyễn Minh Hùng
• Huynh Trưởng tập sự và đoàn sinh ngành Thiếu GĐPT Tam Bảo (Rạch Giá)
• Huynh Trưởng tập sự và đoàn sinh ngành Thiếu GĐPT Phước Thạnh (Rạch Giá)

Nhiệm vụ:

• Trang trí hội trường.
• Chuẩn bị băng rôn chào mừng.
• Chuẩn bị các bảng tên Chư Tôn Đức, Chủ Toạ Đoàn, Khách Mời… đặt trên bàn tương ứng.
• Phụ trách âm thanh, ánh sáng, quạt… phục vụ hội nghị.

9. Ban Truyền Thông:

• Huynh Trưởng cấp Tín Huệ Thiện Lâm Hữu Tân
• Huynh Trưởng cấp Tín Minh Nghị Lâm Thanh Tuấn
• Huynh Trưởng Thiện Vũ Nguyễn Anh Hào

Nhiệm vụ:

• Ghi lại hình ảnh và viết bản tin hội nghị đăng trên website Phân Ban.
• Chuẩn bị nhạc Phật Giáo Việt Nam, Sen Trắng (chào cờ), Kính Mến Thầy(cung nghênh Chư Tôn Đức) và một số bài hát vui làm nhạc nền khi phát thưởng.

10. Ban Hậu Cần:

• Huynh Trưởng cấp Tín Diệu Âm Lê Mỹ Hạnh
• Huynh Trưởng cấp Tập Diệu Hạnh Phạm Thị Hồng Hạnh
• Một số em Huynh trưởng tập sự GĐPT tại TP Rạch Giá và đoàn sinh GĐPT Tam Bảo, Rạch Giá (theo sự phân công của chị Diệu Âm)

Nhiệm vụ:

• Phối hợp cùng Chánh Thư Ký chuẩn bị các phần thưởng.
• Chuẩn bị nước uống, bữa cơm trưa cho đại biểu, hoa trang trí

VII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Phông nền hội nghị và băng rôn chào mừng:

• Phông nền hội nghị và băng rôn chào mừng do ban kỹ thuật thực hiện.
• Phông nền hội nghị tuỳ theo kích thước hội trường, không làm quá lớn gây lãng phí. Nội dung phông nền như sau:

• Băng rôn chào mừng treo trước cổng chùa để chào đón quan khách. Nội dung như sau:

2. Giấy khen, Tán dương công đức, chứng nhận Đơn Vị Vững Mạnh:

• Do Chánh thư ký thực hiện kèm các quyết định tương ứng.
• Chánh thư ký phối hợp cùng ban thư ký chuẩn bị các phần quà khen thưởng.

3. Thiệp xuân và Thư Chúc Tết:

• Thiệp xuân do Uỷ viên Truyền Thông thực hiện và trình Thường trực xem xét để tặng cho Chư Tôn Đức, Ban Bảo Trợ và Ban Huynh trưởng các đơn vị.
• Thư chúc tết do Chánh thư ký soạn trình Trưởng Phân Ban duyệt nội dung.
• Thư chúc tết tặng riêng cho Ban Bảo Trợ và các đơn vị (viết riêng cho Ban Huynh trưởng từng đơn vị).

4. Bố trí hội trường:

Khối hậu cần và khối kỹ thuật phối hợp bố trí hội trường cho phù hợp theo sơ đồ sau:

VIII. THAM LUẬN:

1. Viết tham luận:

Kính mời các anh chị huynh trưởng viết tham luận về đề tài : “GĐPT Kiên Giang đổi mới và phát triển trong thời đại mới”.

Bài viết tối đa 3 trang giấy A4, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14. Để tiện việc photo đóng tập chung với văn kiện hội nghị, yêu cầu tác giả gởi bài viết qua địa chỉ Mail: bhd@gdptkiengiang.vn, hạn cuối là ngày 16/12/2023.

2. Trình bày tham luận:

Tất cả các bài viết tham luận sẽ được in và đóng tập trong văn kiện hội nghị.

Tùy vào thời gian thực tế, Ban tổ chức sẽ mời một số anh chị trình bày tham luận của mình tại hội nghị.

3. Ý kiến đóng góp:

Đại biểu nào không viết tham luận, có thể phát biểu ý kiến tại chỗ.

Thời lượng phát biểu của mỗi đại biểu không quá 05 phút. Ý kiến phát biểu xoay quanh đề tài vừa được trình bày.

Trên đây là Kế hoạch tổ chức Hội nghị Tổng Kết năm 2023 của Phân Ban Gia Đình Phật Tử Kiên Giang; Kính mong các đơn vị triển khai rộng rãi trong ban huynh trưởng nghiêm túc thực hiện, góp phần cho hội nghị thành công viên mãn.

Nam mô Thường Tinh Tấn Bồ Tát Ma Ha Tát.