KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

Lễ kỷ niệm 60 năm ngày thành lập GĐPT Kiên Giang &

Hội nghị tổng kết hoạt động GĐPT Kiên Giang năm 2016

I- Ý NGHĨA – MỤC ĐÍCH – YÊU CẦU:

-Hội nghị tổng kết năm 2016 vừa để tổng kết một năm hoạt động và cũng nhằm ôn lại lộ trình 60 năm qua của GĐPT Kiên Giang để từ đó khơi dậy niềm phấn khởi và tự hào cho hơn 100 huynh trưởng và gần 600 đoàn sinh Áo Lam trong tỉnh và lấy đó làm động năng cho tiến trình vươn lên phát triển hơn nữa của GĐPT Kiên Giang trong tương lai.

-Lễ kỷ niệm 60 năm GĐPT Kiên Giang còn là dịp thể hiện sự đồng tâm nhất trí của toàn thể Lam viên trong tỉnh; là cơ hội để chứng tỏ khả năng tổ chức của anh chị em Áo Lam, nâng cao uy tín của tổ chức GĐPT trong nhãn quan của cộng đồng Phật Giáo tỉnh nhà.

-Sự thành công của hội nghị hoàn toàn dựa vào tinh thần hợp tác tích cực và có kỷ luật của toàn thể huynh trưởng thuộc 12 đơn vị trong tỉnh dưới sự điều hành của Ban hướng dẫn PB.GĐPT Tỉnh. Những huynh trưởng được phân công cần bám sát nhiệm vụ, phát huy tài trí, sáng tạo, năng động, khắc phục trở ngại vượt qua khó khăn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.

II- THỜI GIAN – ĐỊA ĐIỂM – THÀNH PHẦN THAM DỰ:

1) Thời gian:

Hội nghị được tổ chức trong ngày 01/01/2017 (nhằm ngày 04/12 Bính Thân). Khai mạc đúng 8 giờ sáng, kết thúc lúc 11 giờ – Đại biểu dùng cơm trưa tại chùa – Buổi chiều họp lệ Ban hướng dẫn quý I-2017.

2) Địa điểm:

tịnh xá Ngọc Tâm, phường An Hòa, TP Rach Giá

3) Thành phần:

a-Chứng minh: cung thỉnh quý Thầy

*Chư Tăng:

1.TT Thích Minh Nhẫn, Phó trưởng ban BTS.GHPGVN Tỉnh KG

2.TT Thích Minh Tiến, Trưởng ban BTS GHPGVN TP Rạch Giá

3.TT Thích Phước Thắng, Trưởng Ban Hoằng pháp GHPGVN Tỉnh KG

4.ĐĐ Thích Pháp Trí, Phó trưởng ban HDPT GHPGVN Tỉnh KG

5.ĐĐ Thích Minh Khải, trưởng ban TTXH GHPGVN Tỉnh KG

6.ĐĐ Thích Minh Thành, trụ trì chùa Phước Liên, Châu Thành, KG

7.ĐĐ Thích Huệ Tài, trụ trì chùa Bửu Khánh, tp Rạch Giá

8.ĐĐ Thích Thiện Chí, trụ trì chùa Tam Bảo-Rạch Giá

9.ĐĐ Thích Thường Tấn, Phó trụ trì chùa Bửu Thọ, Châu Thành, KG

10.ĐĐ Thích Tuệ Giải, phó trưởng ban Giám tự chùa Phật Quang. tp Rạch Giá

*Chư Ni:

1.NT Thích Nữ Như Hải, Trưởng ban HDPT GHPGVN Tỉnh KG

2.NT Thích Nữ Như Thiện, Phó trưởng ban HDPT GHPGVN Tỉnh KG

3.NS Thích Nữ Ánh Liên, trưởng Ban Bảo trợ GĐPT

4.NS Thích Nữ Nhu Liên, trụ trì tịnh xá Ngọc Tâm, tp Rạch Giá

5.SC Thích Nữ Toàn Liên, trụ trì tịnh xá Ngọc Hưng, An Biên, KG

6.SC Thích Nữ Thoại Liên, trụ trì chùa Bửu Sơn. An Biên, KG

7.SC Thích Nữ Như Kim. trụ trì chùa Tam Bảo Hà Tiên

8.SC Thích Nữ Huệ Hạnh, trụ trì chùa Bửu Quang

9.SC Thích Nữ Như Bảo, Phó trụ trì chùa Thanh Hòa

10.SC Thích Nữ Như Lý, Thường trụ chùa Kim Quang

b-Đại biểu chánh thức: toàn thể huynh trưởng có cấp và tập sự thuộc 12 đơn vị GĐPT trong tỉnh. Cụ thể:

c-Khách mời:

* Ban Bảo trợ: mỗi đơn vị mời 5 vị ban viên BBT của đơn vị mình (Chỉ mời các vị có tên trong danh sách Ban bảo trợ do đơn vị đã thu tiền trong năm 2016) Dự kiến khoảng 35 vị

* GĐPT các tỉnh bạn:

1.GĐPT Cần Thơ

2.GĐPT Sóc Trăng

3.GĐPT Hậu Giang

4.GĐPT Vĩnh Long

5.GĐPT Đồng Tháp  (khoảng > 12 đại biểu)

* Cựu huynh trưởng:

1.Thiện Hạnh Lâm Nhựt Thiện

2.Phúc Trí Lâm Nhựt Minh

3.Thiện Trường Nguyễn Văn Cầm

4.Minh Tiến Phù Hùng Dũng 

6.Tâm Thông Phạm Ngạt         ( 05 anh chị)

Dự kiến tổng số đại biểu:

III- HÌNH THỨC – NỘI DUNG CẦN CHUẨN BỊ:

1)Hình thức:

-Huynh trưởng có cấp đến dự hội nghị mặc Lễ Phục

-Huynh trưởng tập sự mặc Đoàn Phục thường ngày

-Nhớ mang giày và đội nón tứ ân + huy hiệu, cấp hiệu, bảng tên đầy đủ

-Các đơn vị đem theo Cờ Gia Đình để chào cờ khai mạc

2)Nội dung:

-Viết tham luận về một đề tài có liên quan thiết thực đến sinh hoạt GĐPT tại Kiên Giang. Tham luận dài tối đa 2 trang giấy A4, cỡ chữ 14

-Tham luận phải được gởi mail về Anh Minh Kim trước ngày 10/12/2016 để in vào tập văn kiện hội nghị.

-Tham luận nào hay sẽ được chọn trình bày tại hội nghị (nếu còn thời gian)

IV-CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ:

V-PHÂN CÔNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

*Chị Diệu Thiện:

-Viết và đọc Diễn văn khai mạc

-Viết và đọc Lời Cảm tạ

-Tiếp đón chư Tôn Đức (trước giờ khai mạc)

-Chủ tọa hội nghị

*Anh Minh Kim:

-Viết và đọc báo cáo

-Soạn Văn kiện hội nghị

-Đôn đốc nhắc nhở và giúp đỡ các khối chuyên môn

-Đồng chủ tọa hội nghị

*Chị Diệu Sang:

-Chịu trách nhiệm Khối Đời sống

-Tác bạch cung thỉnh chư Tôn đức quang lâm chứng minh

-Đồng chủ tọa hội nghị

*CÁC KHỐI CHUYÊN MÔN:

1)Khối hành chánh:

Nhiệm vụ:

-In và phát hành thư cung thỉnh chư tôn đức chứng minh

-In và phát hành thư mời cựu huynh trưởng, Ban Bảo trợ và Phân ban tỉnh bạn

-Sắp xếp và trang trí lễ trường

-In giấy công nhận ĐVVM + giải thưởng hội thao + Giấy Khen huynh trưởng

-In phù hiệu hội nghị

-Chịu trách nhiệm khâu âm thanh, ánh sáng, quạt máy tại lễ trường

-Thực hiện các bảng: Chư Tôn Đức Tăng, Chư Tôn Đức Ni (2 bảng), Đoàn Chủ tọa, Đoàn Thư ký và các bảng quy định chỗ  ngồi cho từng thành phần đại biểu (Thí dụ: GĐPT Kiên Giang – GĐPT tỉnh bạn – Ban Bảo trợ v.v…) và đặt các bảng vào vị trí thích hợp trong hội trường

-Phát văn kiện cho đại biểu

-Phát phù hiệu cho đại biểu

-Làm thư ký hội nghị

-Làm MC hội nghị

-Phát nhạc cho biểu diễn văn nghệ – Nhạc dâng hoa – Nhạc chào cờ – Nhạc vui

2)Khối phát thưởng – Nhận quà:

Nhiệm vụ:

-Phát giải thưởng Đơn vị vững mạnh

-Phát giải thưởng hội thao

-Phát thưởng Huynh trưởng xuất sắc năm 2016

-Tiếp nhận và quản lý quà của khách tặng

3)Khối truyền thông-Báo chí:

-HTr cấp Tập Huệ Thiện Lâm Hữu Tân

-HTr cấp Tín Minh Nghị Lâm Thanh Tuấn

Nhiệm vụ:

-Ghi hình hội nghị và đưa tin lên mạng

-Kết hợp với Tiểu ban Văn nghệ tặng Kỷ Yếu chư Tôn đức và khách mời

4)Khối đời sống:

Nhiệm vụ:

-Lo ăn sáng cho anh chị em huynh trưởng + văn nghệ (150 phần)

-Lo nước uống  + khăn lạnh cho hội nghị

5)Khối văn nghệ:

Nhiệm vụ:

-Xây dựng và điều khiển chương trình văn nghệ phục vụ dự kiến như sau:

1)Tốp ca nam "60 năm GĐPT…" do Bửu Sơn biểu diễn (10 người)

2)Tốp ca nữ "60 năm GĐPT…" do Bửu Quang biểu diễn (10 người)

3)Múa + dâng hoa: các đơn vị đăng ký bốc thăm chọn 2 tiết mục múa và 1 tiết mục dâng hoa

-Lập ban nghi lễ cung thỉnh và cung tiễn chư Tôn đức

-Cài tặng phù hiệu cho Chư Tôn Đức (sau phần dâng hoa)

-Tặng Kỷ Yếu cho Chư Tôn đức và khách mời trong buổi lễ (sau Lời cảm tạ)

6)Khối trật tự:

Nhiệm vụ:

-Lập và điều khiển hàng rào danh dự tiếp đón đại biểu

-Tiếp đón và hướng dẫn chư Tôn đức vào phòng khách của chùa

-Bố trí người đứng đón khách ngoài đầu hẻm và chỉ đường khách vào chùa

-Hướng dẫn đại biểu ngồi đúng nơi quy định

-Giữ trật tự trong và ngoài hội trường

Trên đây là Kế hoạch tổ chức Lễ kỷ niệm 60 năm GĐPT Kiên Giang và Hội nghị tổng kết hoạt động năm 2016 của BHD. PBGĐPT Tỉnh Kiên Giang. Đề nghị các đơn vị triển khai rộng rãi trong ban huynh trưởng để thực hiện cho tốt, góp phần cho hội nghị thành công viên mãn.

Nam mô Thường Tinh Tấn Bồ Tát Ma Ha Tát.