KẾ HOẠCH

Tổ chức Trại họp bạn ngành thiếu

Gia Đình Phật Tử Kiên Giang

Lục Hòa X-2017

– Căn cứ Quyết định số 11 /QĐ-GĐPT ngày 10/3/2017 của Ban Hướng Dẫn PB. GĐPT Kiên Giang v/v thành lập Ban Quản Trại Lục Hòa X-2017;

– Căn cứ tinh thần phiên họp Ban Quản Trại Lục Hòa X-2017 ngày 25/03/2017 tại chùa Tam Bảo Rạch Giá;

Ban Hướng dẫn Phân ban GĐPT Kiên Giang triển khai Kế hoạch tổ chức trại họp bạn ngành Thiếu Lục Hòa X-2017 như sau:

I. HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG

1- Tên trại: Lục Hòa X-2017

2- Khẩu hiệu: Tiến !

3- Trại ca: bài ca Chí Hướng (tác giả: Minh Thiện)

4- Thời gian: từ 08g00 ngày 21/5/2017 đến 10g00 ngày 23/5/2017

5– Địa điểm: chùa Tân Thọ, ấp Đông Thạnh, xã Tân Hiệp A, huyện Tân Hiệp, Kiên Giang

6- Thành phần tham dự:

*Ban quản trại : 45 huynh trưởng có cấp thuộc 12 đơn vị trong tỉnh

*Trại sinh : gồm huynh trưởng chưa có cấp và đoàn sinh ngành Thiếu thuộc 12 đơn vị trong tỉnh. Trại sinh phải có mặt từ đầu cho đến cuối trại. Không chấp nhận trại sinh đến sau giờ phân chia đội. Không giải quyết trại sinh ra về giữa trại nếu không có lý do chánh đáng và cần thiết.

*Đăng ký số lượng dự kiến cho Ban Quản trại chậm nhất ngày 22/4/2017.

7- Những quy định khác khi nhập trại :

– Trại sinh không được đeo nữ trang – Không đem theo điện thoại đắt tiền và các vật dụng đắt tiền khác.

– Rất cần đem theo đèn pin, mỗi đơn vị nên có vài đèn pin và vật dụng làm báo tập.

II. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1)Trại phí:

-Trại sinh: 30.000 đồng/người

-Ban quản trại: 50.000 đồng/người

2)Trại phục: (quy định cho trại sinh)

-Nam : áo lam ngắn tay – quần sọoc xanh dương đậm – mang giày bata màu xanh có vớ màu lam (huynh trưởng: vớ cao tới đầu gối, đoàn sinh: vớ thấp ) – đội nón tứ ân – mỗi trại sinh mang theo ba lô và 1 cây gậy dài 1,6m , tiết diện đầu gậy có đường kính là 3 cm , trên đầu gậy có thắt một gút riết (gút đầu dây) bằng sợi dây dù dài 02 mét.

-Nữ: áo lam dài tay – quần tây xanh dương đậm – mang giày bata trắng có vớ ngắn màu lam – đội nón tứ ân – ba lô và 1 cây gậy dài 1,6m , tiết diện đầu gậy có đường kính là 3 cm , trên đầu gậy có thắt một gút riết (gút đầu dây) bằng sợi dây dù dài 02 mét.

-Tất cả trại sinh chỉ đeo huy hiệu Hoa Sen. Bảng tên và phù hiệu chức vụ đều để lại ở nhà, riêng phù hiệu cấp bậc (Kiên, Trì, Hướng thiện, Sơ thiện…) đã may trên tay áo thì vẫn để nguyên.

-Tiểu trại trưởng và tiểu trại phó phải đeo bảng tên. Phù hiệu chức vụ sẽ do BQT cấp phát

3)Tiểu trại :

-Mỗi đơn vị là 1 tiểu trại lấy tên đơn vị làm tên tiểu trại

-Không hạn định số lượng trại sinh của mỗi tiểu trại

-Mỗi tiểu trại dựng một lều và một cổng trên diện tích 20 m² (ngang 4m sâu vào 5m).

-Trên cổng có bảng tên tiểu trại và cắm cờ Gia đình

– Trong lều có trang trí bàn Phật

-Mỗi tiểu trại có 1 tiểu trại trưởng và 1-2 tiểu trại phó do huynh trưởng tập sự đảm nhiệm điều hành hoạt động tiểu trại theo chương trình của BQT

-Huynh trưởng có cấp chỉ làm việc trên BQT và không tham gia bất cứ công việc nào ở tiểu trại đơn vị mình.

4)Ăn uống – ngủ nghỉ:

– Chùa Tân Thọ hổ trợ bữa ăn cho toàn trại gồm (buổi trưa và chiều ngày 21/5, Buổi sáng, trưa, chiều ngày 22/5 và buổi sáng ngày 23/5).

– Đơn vị không cần chuẩn bị vật dụng nấu ăn, chén đũa, củi lửa,…

– Phương thức ăn uống do Tiểu ban đời sống liên hệ nhà chùa hướng dẫn

– Phân công việc dọn dẹp và rửa chén bát như sau:

+ Buổi trưa ngày 21/5/2017: Đơn vị Bửu Sơn + Tam Bảo RG + Bửu Khánh

+ Buổi chiều ngày 21/5/2017: Đơn vị Kim Quang + Bửu An.

+ Buổi trưa ngày 22/5/2017: Đơn vị Tam Bảo HT và Thanh Hòa + Sùng Đức

+ Buổi chiều ngày 22/5/2017: Đơn vị Bửu Thọ + Bửu Quang + Ngọc Hưng

+ Các buổi sáng ngày 22 và 23/5/2017: Đề nghị chuẩn bị phần ăn gọn nhẹ (như xôi, bánh mì,…) vì không đủ thời gian cho các hoạt động trại.

– Trại sinh không ngủ tại lều mà ngủ trong chùa và chia làm hai khu vực nam, nữ riêng biệt

– Đơn vị tự túc mùng mền chiếu gối (tuyệt đối không được mượn của chùa).

5)Chợ phiên :

Trại Lục Hòa tổ chức chợ phiên để tạo điều kiện cho trại sinh có dịp giao lưu, trao đổi vật lưu niệm, đoàn kết, học hỏi lẫn nhau, lưu giữ những kỷ niệm đẹp qua một kỳ trại và làm tăng trưởng những tình cảm tốt đẹp trong mỗi trại sinh.

– Chợ phiên diễn ra ngay sau lễ khai mạc (15 giờ) cho đến 17 giờ, ngày 21/5/2017.

– Mỗi tiểu trại chuẩn bị một số vật lưu niệm hoặc những món đồ có giá trị không cao (TD: sách cũ, xâu chuỗi, phù hiệu các kỳ trại, búp bê, các đồ chơi hay vật dụng ngộ nghĩnh, xinh xinh từ lâu không còn dùng nữa v.v…) bày biện trên một chiếc bàn để ngay trước cổng tiểu trại. Trên mỗi món đồ có dán miếng giấy nhỏ ghi giá bán.

– Mọi người đến xem đều có thể mua bán, trao đổi hoặc biếu tặng nhau để đem món đồ về làm kỷ niệm

– Nên nhớ, chợ phiên không nhằm mục đích lợi nhuận, vì vậy, các món hàng không nên có giá trị quá cao. Hoạt động chủ yếu của chợ phiên là việc trao đổi quà lấy quà hoặc biếu tặng nhau giữa trại sinh để lưu kỷ niệm.

– Ngoài việc mua bán, trao đổi những món đồ kỷ niệm, các tiểu trại còn có thể tổ chức những trò chơi nhẹ nhàng, vui tươi để mọi người tham gia .

– Tiểu trại nào có nhiều món đồ xinh đẹp, trò chơi hấp dẫn, đón tiếp niềm nở ân cần thì tiểu trại đó sẽ có nhiều khách đến thăm và giao lưu.

– Trong thời gian diễn ra Chợ Phiên, Tiểu ban điều hành có chuẩn bị một vài trò chơi đố vui có thưởng để tạo không khí vui tươi xen kẻ cho chợ.

6)Văn nghệ lửa trại:

Đêm lửa trại bắt đầu từ 19 giờ và kết thúc lúc 21 giờ, ngày 22/5/2017

– Mỗi đội đăng ký biểu diễn 02 tiết mục, gồm 1 tiết mục múa và 1 tốp ca, nếu đơn ca bắt buộc phải có múa minh họa.

-Nội dung các tiết mục được xây dựng trên nền nhạc GĐPT (không chấp nhận hát nhạc đời, kể cả nhạc Phật Giáo nếu không có nội dung phù hợp với sinh hoạt GĐPT)

-Phục trang không đòi hỏi cầu kỳ. Có thể sử dụng phục trang có sẵn của đơn vị đem theo, hoặc hóa trang bằng những vật liệu tại chỗ, hoặc đơn giản là mặc đoàn phục biểu diễn.

-Nhạc đệm cho phần biểu diễn do các đội tự chuẩn bị.

7)Trò chơi lớn:

– Trò chơi lớn được xuất phát từ lúc 08 giờ ngày 22/5/2017 và kết thúc trong buổi sáng cùng ngày (cho đến khi đội cuối cùng về đến đích)

– Trại sinh được phân chia thành các đội đồng đều nhau về số lượng, nam nữ, tuổi tác, trình độ tu học. Các đội sẽ tranh tài với nhau. Sẽ có ba giải nhất, nhì, ba dành cho 3 đội có số điểm cao nhất.

– Lộ trình chơi dài 05 km

– Nội dung chơi nhằm ôn tập kiến thức Phật Pháp, kỹ năng hoạt động thanh niên (dấu đi đường, mật thư, Morse, phương hướng, trò chơi Phật hóa, gút dây,…) và bài hát GĐPT.

8) Bản tin trại :

-Tiểu ban kỹ thuật thiết kế một tấm bảng có kích thước cỡ như tấm bảng đen trong lớp, tại vị trí thuận tiện cho trại sinh đến xem

-Tiểu Ban truyền thông dán lên đấy những tin tức và hình ảnh nóng hổi nhất trong sinh hoạt trại để trại sinh xem

-Bản tin thay đổi nội dung và hình ảnh 3 lần trong suốt thời gian trại :

+ Bản tin số 1: lúc 17 giờ ngày 21/5/2017

+ Bản tin số 2: lúc 11 giờ ngày 22/5/2016

+ Bản tin số 3: lúc 07 giờ ngày 23/5/2017

9) Hội thi Ca múa nhạc GĐPT

Hội thi ca múa nhạc GĐPT diễn ra trong 02 buổi thi diễn (đêm ngày 21 và 22/5/2017)

– Đêm ngày 21/5/2017: (có 07 đơn vị thi diễn) từ 18g30 đến 21g00.

– Trưa ngày 22/5/2017: (có 04 đơn vị thi diễn) từ 15g30 đến 17g00

a. Thể loại thi:

-Mỗi đơn vị dự thi tối đa 03 thể loại, mỗi thể loại 01 tiết mục gồm:

+ Múa

+ Đơn ca

+ Tốp ca (hoặc song ca hay tam ca)

-Đơn vị có thể không dự thi đủ 3 thể loại, nhưng sẽ không được xét thưởng toàn đoàn

b. Hình thức và nội dung thi:

– Các tiết mục dự thi phải có nội dung phù hợp với sinh hoạt GĐPT và Phật Giáo. Hình thức biểu diễn phải sáng tạo, phù hợp với hình ảnh dung dị, thân thương của đoàn viên GĐPT. Ban giám khảo đánh giá cao những tiết mục được dàn dựng trên nền nhạc GĐPT hoặc nhạc Phật Giáo Việt Nam.

– Những tiết mục "bắt chước" như: múa Thiên Thủ Thiên Nhãn hay các điệu múa nước ngoài cải biên v.v… Nhạc múa nước ngoài hoặc không phải của GĐPT và Phật Giao không được đánh giá cao

c. Phục trang, đạo cụ và nhạc đệm:

– Phục trang và đạo cụ không hạn chế, miễn phù hợp với nội dung tiết mục và đẹp sân khấu là được. Tuy nhiên, cần tránh ăn mặc quá lõa lồ trái với truyền thống dân tộc và đạo đức Phật Giáo.

– Nhạc đệm cho tiết mục biểu diễn dự thi do đơn vị tự túc (thu vào USB mang đến nơi thi diễn)

d. Ban Giám khảo:

Do Ban cố vấn chủ động mời các nhạc sĩ chuyên môn.

e. Giải thưởng

– Giải nhất, nhì, ba thể loại múa

– Giải nhất, nhì, ba thể loại đơn ca

– Giải nhất, nhì, ba thể loại tốp ca (song ca, tam ca)

– Giải nhất, nhì, ba toàn đoàn.

*Kinh phí khen thưởng do Quỹ Ban Bảo trợ hổ trợ.

f. Thứ tự thi diễn:

Sau khi bóc thăm tại phiên họp ngày 25/3/2017, thứ tự thi diễn các đơn vị như sau:

Đêm ngày 21/5/2017: (có 07 đơn vị thi diễn) từ 18g30 đến 21g00.

1. GĐPT Sùng Đức.
2. GĐPT Tam Bảo Hà Tiên.
3. GĐPT Bửu Thọ.
4. GĐPT Bửu Khánh.
5. GĐPT Tam Bảo Rạch Giá.
6. GĐPT Ngọc Hưng.
7. GĐPT Bửu Sơn.

Trưa ngày 22/5/2017: (có 04 đơn vị thi diễn) từ 15g30 đến 17g00

1. GĐPT Kim Quang.
2. GĐPT Thanh Hòa.
3. GĐPT Bửu An.
4. GĐPT Bửu Quang.

10) Sinh hoạt chuyên ngành nam & nữ

Sinh hoạt chuyên ngành nam và nữ riêng biệt, thời gian diễn ra từ 13 giờ đến 15 giờ ngày 22/5/2017, mỗi đội chơi chia đội thành 02 nhóm (01 nhóm nam và 01 nhóm nữ) để tham gia các phần thi do Tiểu ban sinh hoạt điều khiển.

a. Đối với ngành nam

– Thi dựng lều nhanh (thời gian để tổ chức thi là 45 phút).

– Thi thực hiện cán cứu thương và băng bó bệnh nhân (thời gian 30 phút).

– Thi kỷ năng chuyên môn hổn hợp (gồm Morse, Mật thư, Gút dây) (thời gian 45 phút)

*Tiểu ban sinh hoạt (do huynh trưởng ngành nam) họp bàn thống nhất hình thức, cách thức, thời gian và quy định các nội dung thi nêu trên)

b. Đối với ngành nữ

– Thi xếp giấy thành Hoa sen (45 phút).

– Thi ghép, kết,… hoa sen thành mô hình (30 phút).

– Thi làm báo tập   (45 phút)

*Tiểu ban sinh hoạt (do huynh trưởng ngành nữ) họp bàn thống nhất hình thức, cách thức, thời gian và quy định các nội dung thi nêu trên)

11) Quà lưu niệm và Giải thưởng dành cho đơn vị :

-Mỗi đơn vị nhận 1 cờ lưu niệm

-Giải nhất, nhì, ba về kỹ thuật và trang trí lều trại

-Giải nhất kỷ luật

12) Vệ sinh tại trại:

– Yêu cầu tất cả trại sinh nêu cao tinh thần tự giác và có ý thức trong việc giữ gìn môi trường sạch đẹp.

– Các đơn vị được phân công vị trí lều ở đâu thì luôn luôn đảm bảo vệ sinh sạch sẽ khu vực mình và xung quanh.

– Trước khi bế mạc, các đơn vị thu dọn hành lý, lều trại phải sạch sẽ khu vực của mình. Ngoài ra, Tiểu ban điều hành thống nhất chia toàn chùa thành 10 khu vực khác nhau, mỗi đơn vị sẽ bóc thăm 01 khu vực để làm vệ sinh (ví dụ: Nhà vệ sinh, bếp ăn, phòng ngủ, sân chùa, chánh điện, giảng đường,…). Yêu cầu các đơn vị vệ sinh sạch sẽ trước khi ra về.

13) Vị trí đất trại.

Sau khi bóc thăm tại phiên họp ngày 25/3/2017, thứ tự vị trí Trại các đơn vị như sau:

+1. GĐPT Sùng Đức.

+2. GĐPT Tam Bảo Hà Tiên.

+3. GĐPT Bửu Thọ.

+4. GĐPT Bửu Khánh.

+5. GĐPT Tam Bảo Rạch Giá.

+6. GĐPT Ngọc Hưng.

+7. GĐPT Bửu Sơn.

+8. GĐPT Kim Quang.

+9. GĐPT Thanh Hòa.

+10. GĐPT Bửu An.

+11. GĐPT Bửu Quang.       

14) Thông tin liên lạc:

Quá trình triển khai thực hiện những nội dung hay công việc gì chưa rõ vui lòng liên hệ với các số điện thoại sau để được hướng dẫn và hổ trợ kịp thời, từ ngày ban hành kế hoạch cho đến ngày nhập trại.

          – Trại trưởng: anh Minh Hiện               0919 951 951.

          – Trại phó điều hành: anh Minh Lễ       0915 99 39 33.

          – Trại phó hành chính: anh Phước Tài   0942 53 53 52.

III. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

Nhiệm vụ chung: Tất cả anh chị được phân công Ban quản trại nêu cao tinh thần tập thể, chung tay, góp sức nhằm điều hành trại theo nội dung và chương trình đề ra. Từng thành viên được phân công tiểu ban nào thì ra sức cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ do Trưởng tiểu ban phân công.

1. Trại trưởng:

– Điều hành chung toàn trại, chủ trì các buổi họp của Ban Quản Trại, triệu tập đột xuất để họp Ban Quản trại (hoặc họp các tiểu ban riêng) để giải quyết các phát sinh, vướng mắc trong quá trình diễn ra trại.

– Soạn thảo văn bản khai mạc và bế mạc trại.

– Theo dõi, giám sát tiến độ chuẩn bị và thực hiện của các tiểu ban.

– Lập báo cáo tổng kết trại.

2. Các Trại phó:

– Theo chức năng nhiệm vụ được phân công của kế hoạch để điều hành nhằm hoàn thành nhiệm vụ do Tập thể Ban Quản trại giao.

3. Tiểu ban kỹ thuật :

-Phân chia đất trại – Tổ chức cho các đơn vị bốc thăm chọn đất trại

-Dựng cổng trại chính

-Làm lều Ban quản trại

-Dựng cột cờ không gian (treo cờ Ban Hướng Dẫn Tỉnh)

-Làm một bảng báo tường kích thước cỡ tấm bảng đen lớp học

-Kéo dây điện đến các tiểu trại

-Âm thanh, ánh sáng hội trường cho lễ khai mạc, bế mạc, hội thi các múa nhạc.

-Góp ý giúp các đơn vị trong việc dựng lều tiểu trại

-Tháo dỡ và dọn dẹp các công trình trại sau khi bế mạc trại

-Chuẩn bị và thiết kế sân khấu trung tâm cho Hội thi ca múa nhạc

4. Tiểu ban điều hành:

-Phân chia các đội – Đặt tên và khẩu hiệu (tiếng reo) cho mỗi đội

-Sinh hoạt các điều cần thiết cho trại sinh trước khi bước vào trại ( giới thiệu thành phần BQT – Khẩu hiệu trại – Trại ca – Nội quy – Các quy định về trại phục, ăn, ngủ, vệ sinh, y tế –  Còi hiệu- Cách chào kính v.v…)

-Cầm còi trực điều hành hoạt động toàn trại theo chương trình

-Phân công huynh trưởng của tiểu ban và trại sinh trực gác cổng trại 24/24 giờ

-Theo dõi và nhắc nhở việc chấp hành nội quy, kỷ luật của trại sinh

-Tham mưu cho ban cố vấn trong việc chấm điểm giải kỷ luật

-Soạn và điều khiển chương trình lễ khai mạc và lễ bế mạc

– Tổ chức một vài trò chơi tập thể lồng ghép trong lúc diễn ra chợ phiên.

-Phân chia khu vực vệ sinh và tiến hành kiểm tra việc vệ sinh đất trại.

5. Tiểu ban sinh hoạt:

– Tổ chức và điều khiển đêm lửa trại (tập trại sinh múa bài nhảy lửa)

– Soạn và điều khiển trò chơi lớn.

– Phân công, Điều hành phần sinh hoạt chuyên ngành nam & nữ.

– Phân công người làm MC hội thi ca múa nhạc GĐPT.

6. Tiểu ban đời sống :

– Phục giúp nhà chùa chuẩn bị bữa ăn chính cho trại

– Sắp xếp chỗ ngủ cho BQT và trại sinh

– Chăm lo đời sống vật chất cho toàn trại

– Chuẩn bị các phần thưởng sau khi đã hiệp nhất với các tiểu ban khác.

– Liên hệ chánh quyền cơ sở giữ an ninh trật tự trong thời gian trại

7. Tiểu ban hành chánh:

– Thiết kế, in ấn phù hiệu trại và các phù hiệu chức vụ tiểu trại trưởng, phó

– In ấn các Giấy khen theo các giải thưởng đã quy định.

– Chuẩn bị quà lưu niệm theo kế hoạch.

– Thiết kế các mẫu biểu phục vụ cho hoạt động của trại và theo yêu cầu của các tiểu ban chuyên môn

– Kết hợp với thủ quỹ tổ chức thu nhận trại sinh từ 11 giờ đến 13 giờ ngày  21/5/2017.

8. Tiểu ban Truyền thông :

-Thực hiện 3 bản tin theo hình thức báo tường để kịp đưa tin tức và hình ảnh sốt dẻo của hoạt động trại đến với trại sinh .

NỘI QUY BAN QUẢN TRẠI

1.Có mặt tại trại suốt thời gian trại

2.Cộng tác gắn bó với trưởng tiểu ban theo tinh thần lục hòa

3.Không dẫm chân qua công việc tiểu ban khác nếu chưa được yêu cầu

4.Hoàn thành xuất sắc chức năng nhiệm vụ được giao

5.Gương mẫu về thân, khẩu, ý cho trại sinh noi theo

NỘI QUY TRẠI SINH

1.Tuân phục Ban quản trại – Hòa thuận với trại sinh đơn vị bạn

2.Vui vẻ, cởi mở, nhiệt tình mọi lúc mọi nơi

3.Chấp hành nghiêm các quy định của trại

4.Tham gia đầy đủ các hoạt động của trại

5.Giữ gìn tư cách tác phong đoàn sinh Gia Đình Phật Tử.

HIỆU LỆNH CÒI

– Họp chung (2H): • • • • / • • • • 

– Cấp cứu (khẩn cấp): (SOS): • • •  / – – – / • • • 

– Họp Ban Quản Trại: (2Q): – – • –  / – – • –

– Họp Đội trưởng, phó (2D): – • • / – • • 

– Chỉ tịnh (hoặc chú ý) (2T):  –  / –

CHƯƠNG TRÌNH TRẠI

Chủ nhật, NGÀY 21/5/2017

Thứ hai, NGÀY 22/5/2017

Thứ Ba, NGÀY 23/5/2017